Cómo organizar una divertida jornada de puertas abiertas para preescolares para aumentar las tasas de admisión

Una de las tareas más difíciles en un preescolar es mantener alto el número de inscripciones del niño. Debido al aumento del número de centros preescolares, es posible que sienta que todos los demás centros preescolares lo buscan con sus servicios y personal de primera categoría. Pero hay una solución. Organice una jornada de puertas abiertas para preescolares.

Si aún no has organizado una jornada de puertas abiertas o quieres mejorar tus eventos de puertas abiertas, esta guía te ayudará. Una jornada de puertas abiertas bien planificada le ayuda a dar a conocer su centro, a presentar al personal a posibles familias y a ofrecer una experiencia transparente y de primera mano de lo que ofrece su centro.

Este artículo le brindará un enfoque paso a paso para organizar una jornada de puertas abiertas memorable para preescolar que lo ayudará a aumentar sus tasas de admisión.

¿Por qué organizar una jornada de puertas abiertas para preescolares?

Aumente las tasas de admisión

Una jornada de puertas abiertas para preescolares es una excelente oportunidad para mostrar el entorno de tu escuela, demostrar la experiencia de tu maestro y explicarle los planes de estudio que ofreces. Además, permite a los padres comunicarse con los miembros del personal, aclarar sus dudas y tomar decisiones racionales para sus hijos. Por lo tanto, cuando ofreces una experiencia positiva, se traduce en una tasa de inscripción más alta.

Establecer una buena relación con los padres

Cuando demuestre cómo su escuela fomenta el desarrollo de un niño, deje que los padres se comunican con los maestros, y sea transparente con respecto a sus políticas, puede crear una impresión positiva en ellas. Esto aumenta la confianza y hace que los padres se sientan seguros de que este entorno es el adecuado para el crecimiento de sus hijos.

Recopile comentarios valiosos

No todas las familias que visiten su jornada de puertas abiertas inscribirán a sus hijos. Sin embargo, puedes seguir recopilando valiosos comentarios de todas las familias si los haces circular entre el evento o hacia el final. Estos comentarios de los padres te ayudarán a encontrar las lagunas en tu programa y a mejorarlas para futuras jornadas de puertas abiertas.

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Lleve a cabo una jornada de puertas abiertas exitosa: 4 pasos principales a seguir.

Organizar una jornada de puertas abiertas para preescolares puede parecer sencillo, pero no lo es. Se necesita tiempo para planificar todo el evento con antelación, promoverlo para atraer a más padres y garantizar que sea atractivo y divertido para los padres y sus hijos.

Por lo tanto, hemos dividido todo el proceso en tres pasos principales, que son los siguientes:

Paso 1: Planificación: crear un plan paso a paso

Un plan predefinido lo ayudará a eliminar muchos problemas de última hora para encontrar la actividad adecuada para los niños o hacer que los padres se sientan bienvenidos. Por lo tanto, sigue estos consejos para planificar tu jornada de puertas abiertas:

1. Calcula la fecha, el día y la hora del evento

El día y los horarios correctos pueden marcar una gran diferencia en la asistencia a la jornada de puertas abiertas. Si tienes un cronograma para organizar jornadas de puertas abiertas durante todo el año, asegúrate de planificar cómo informar a los padres al respecto.

Al usar Illumine, puedes permitir que los padres reserven digitalmente su espacio preferido y, tan pronto como se registren, recibirás una serie de correos electrónicos: un correo de agradecimiento y un correo de confirmación. Unos días antes de la jornada de puertas abiertas, envíales correos electrónicos con recordatorios para conseguir la mayor asistencia posible de las familias.

2. Planifique actividades para los niños durante su recorrido escolar.

A los niños no les interesará aprender sobre el plan de estudios como los padres, así que planifique actividades divertidas para que pasen tiempo durante el evento, como construir bloques, buscar tesoros, dibujar y colorear. (Hay una lista de estas actividades al final del artículo).

3. Crea un plan de marketing para la promoción del evento.

El índice de participación de las familias depende de qué tan bien promocione su evento. Cada campaña publicitaria puede marcar una gran diferencia en la tasa de participación, desde los anuncios y publicaciones en las redes sociales hasta los banners en la localidad de destino. Por lo tanto, planifica los canales y las tácticas para promocionar tu jornada de puertas abiertas.

4. Anota el material útil que puedas ofrecer durante y después del evento.

Folleto del programa, admisión a la escuela y estructura de tarifas, calendarios anuales, tarjeta de información de contacto, formulario de admisión, etc.

Paso 2: Promoción: haga correr la voz para obtener la máxima tasa de asistencia

Debes entrar en el comercializarlo y promoverlo rigurosamente para hacer correr la voz. Puede utilizar métodos orgánicos y de pago para la promoción.

Algunas de las ideas de promoción de puertas abiertas para preescolares más eficaces son:

• Promuévelo en tus cuentas de redes sociales: Crea publicaciones y tarjetas de invitación atractivas y publícalas en tus canales de redes sociales. Puedes usar Canva para diseñar este material promocional.
• Crea un evento en Facebook: Añade un evento en tu página de Facebook e incluye detalles como la fecha, los horarios, el lugar y un mapa. Pide a los miembros de tu personal que lo promocionen para conseguir el máximo número de inscripciones.
• Involucre a las familias ya inscritas: Pida a los miembros actuales de la familia que difundan el mensaje en su red.
• Pida a su personal que participe: Pídeles que lo promocionen en su red y que dejen una nota al respecto en el cuaderno infantil existente.
• Colabore con empresas locales: Crear pancartas y panfletos y solicite a los propietarios de las escuelas locales que los distribuyan entre sus clientes.

Paso 3: Hospedaje: cree un ambiente cálido y acogedor para las familias

Las familias visitantes deben sentirse bienvenidas durante la jornada de puertas abiertas y, para ello, siga estos consejos:

1. Bienvenidos los padres

Antes de que los padres entren, asegúrese de que los tablones de anuncios estén bien colocados, que las pizarras sean transparentes o que tengan un cálido mensaje de bienvenida. Salude a todos los padres con una cálida bienvenida seguida de un apretón de manos. Recuerda que la primera impresión es la última.

Tras la bienvenida, entrégales una hoja para que añadan sus detalles o, si utilizas Illumine, puedes recopilar esta información mediante un formulario de registro, que te será útil en el seguimiento posterior al evento. Ahora, ten preparado un folleto con la lista del calendario de puertas abiertas.

2. Ofrezca a los padres un recorrido por la escuela.

Hable sobre la historia de su centro, sus años de experiencia y cómo puede equilibrar las actividades interiores y exteriores. También es un buen momento para mostrarles el aula y hablar sobre tu gestión de asistencia y plan de estudios.

Desde el área de bienvenida hasta las instalaciones de autobuses y la sala médica, muéstrales todos los rincones de tu escuela. Recuerda interactuar con ellos y pedirles sus comentarios o preguntas durante el recorrido. Hará que estés más satisfecho y te cansarás menos.

3. Tenga un espacio designado para refrigerios.

Asegúrese de que el área de refrigerios sea fácilmente visible. No debe ocultarse, ya que puede desanimar a muchos padres. Agregue varios alimentos y bebidas, y asegúrese de proporcionar comida vegetariana, no vegetariana y vegana.

4. Lleve a los niños al área de actividades.

Tenga un personal dedicado a cuidar a los niños. Realice actividades tanto en interiores como al aire libre para que los niños tengan opciones entre las que elegir.

Paso 4: Seguimiento posterior al evento: volver a conectarse con posibles familias

El éxito de la jornada de puertas abiertas de tu preescolar dependerá del seguimiento que hagas con tus padres. Muchos padres se inscriben en el acto, mientras que otros pueden necesitar más tiempo para decidir. En ese caso, lo mejor son los correos electrónicos o llamadas de seguimiento posteriores al evento para ganar algo de dinero al conseguir más admisiones.

Si está recopilando todos los detalles, el seguimiento manual puede parecer tedioso y puede haber muchas idas y venidas. Sin embargo, el proceso se vuelve fluido si lo usas El CRM de Illumine para rastrear cada consulta y convertir más en admisiones.

Una vez que tenga los datos de los clientes potenciales, puede configurar correos electrónicos de seguimiento automatizados en función de la forma en que las familias interactuaron durante la jornada de puertas abiertas. Algunos correos electrónicos importantes que debes enviar después del evento son:

• Correo electrónico de agradecimiento a todas las familias que han asistido a la jornada de puertas abiertas.

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1. Correo electrónico de agradecimiento a las familias que han inscrito a sus hijos

Fomente la relación con las nuevas familias enviándoles un correo electrónico de agradecimiento. Además, analice en el correo electrónico los próximos pasos en el camino del niño y adjunte recursos adicionales, como el cronograma de orientación, los detalles del material de estudio, etc.

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• Correo electrónico/llamada de seguimiento a las familias que no se inscribieron

Todavía existe la oportunidad de lograr que las familias se inscriban enviándoles un correo electrónico de seguimiento. A veces, es posible que los padres no tomen decisiones en el acto, por lo que enviar un correo electrónico de seguimiento podría ayudar. Roba esta plantilla de correo electrónico:

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20 increíbles ideas de puertas abiertas para preescolares para aumentar las tasas de admisión

Aquí hay una lista de ideas de puertas abiertas para preescolares para que sea un evento memorable y exitoso.

1. Prepare un kit de puertas abiertas para preescolares

Un kit detallado para la jornada de puertas abiertas puede ayudar a los padres a sentirse bienvenidos y preparados para el evento. Algunos de los artículos que puedes incluir en él son los siguientes:

• Una agenda detallada de puertas abiertas: Cree una agenda para que los padres y los maestros estén al tanto del cronograma.
• Tarjeta de invitación: Envíelo antes de la jornada de puertas abiertas y añada detalles como los horarios, el lugar, la fecha y una descripción general de la jornada de puertas abiertas.
• Tarjetas de agradecimiento: Ofrezca al final del evento como gesto de agradecimiento.
• Regalos y obsequios: Ofrézcalos cuando dé la bienvenida a las familias y añada pegatinas, bocadillos, lápices de colores, etc.
• Tarjetas o banners de bienvenida: Coloque pancartas en la entrada para dar la bienvenida a los padres.
• Mapa preescolar: Haga una copia impresa del mapa de su escuela y entréguelo a los padres para que les resulte más fácil navegar.
• Tarjeta «Conoce a tu profesor»: Cree una tarjeta para cada maestro que brinde a los padres toda la información sobre el maestro.
• Un paquete familiar: Crea un paquete para que cada familia se lo lleve a casa. Puede incluir un folleto escolar y los recursos pertinentes.

2. Ideas de puertas abiertas de preescolar para niños

No olvide planificar actividades y juegos para los niños, ya que no están interesados en aprender el plan de estudios como sus padres. Por lo tanto, aprovéchese de estas ideas para las jornadas de puertas abiertas del preescolar sobre juegos y actividades que permitan que los niños se diviertan:

• Área de juegos al aire libre (si corresponde): use equipos como toboganes, columpios y estructuras para trepar.
• Estación de arte y artesanía: Que los niños puedan crear y llevarse sus proyectos a casa puede ser memorable para ellos.
• Rincón de la hora de los cuentos: Libros apropiados para la edad puede ser un espacio tranquilo para que los niños se relajen y disfruten de la lectura.
• Estación de coloración: Poner hojas para colorear, y los crayones pueden ser una actividad sencilla pero eficaz
• Búsqueda del tesoro: Una forma divertida e interactiva de permitir que los niños exploren las instalaciones de la escuela.
• Mesa sensorial: Los materiales como arena, agua y plastilina pueden ser una experiencia sensorial para los niños

Fotomatón: Crea y coloca accesorios divertidos para crear recuerdos duraderos y recuerdos fotográficos para niños y familias.

3. Ideas de puertas abiertas de preescolar para padres

Mientras los niños corren por la escuela y se divierten con sus bloques de lego, también organice algunas actividades para los padres.

• Fotomatón: Cree accesorios y anime a los padres a hacer clic en las imágenes con sus hijos. También puedes imprimir esas imágenes y dárselas a los padres como recuerdos.
• Búsqueda del tesoro: Involucre a todos los padres y permítales explorar las instalaciones de la escuela. Los niños también pueden participar en esta actividad.
• Organice talleres educativos: Puede organizar talleres para educar a los padres sobre las etapas de desarrollo del niño, las formas efectivas de mantener la comunicación entre el maestro y los padres, el papel del juego en el crecimiento del niño, etc.
• Fichas para una sesión de preguntas y respuestas: Guarde una pila de fichas y bolígrafo/lápiz para que los padres puedan escribir sus preguntas y ponerlas en una caja. Una vez finalizada la presentación, escoja las tarjetas y responda las preguntas más frecuentes.
• Discusión individual con el profesor: Los maestros pueden brindar atención personalizada y ayudar a abordar las inquietudes o preguntas individuales.

Aumente la tasa de inscripción de niños con Illumine

Uno de los mayores desafíos de una jornada de puertas abiertas de preescolar es hacer un seguimiento de todas las pistas. Sin un software confiable de administración de guarderías, esto puede generar mucho papeleo y la molestia de seleccionar toda la información manualmente. Ahí es donde Función de gestión de clientes potenciales de Illumine puede ayudar. Puede recopilar, organizar y administrar bases de datos de clientes potenciales con su CRM durante todo el evento. Con el software de registro en línea, puede crear una cartera de clientes potenciales y ver la fuente, el estado y los próximos seguimientos. Además, puede automatizar todos los seguimientos para asegurarse de que no se pierda ninguna oportunidad.

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