Introducción:
Un flujo de caja constante puede parecer un sueño lejano cuando te esfuerzas por controlar las horas de atención facturables y tiendes a pasar por alto los cargos adicionales. El reciente Tarifas del mercado de cuidado infantil de Michigan en 2021 El informe presenta un panorama sombrío y confirma que menos de una cuarta parte de los proveedores ofrecen atención durante horas no tradicionales que no se facturan. Ahora, no puedes hacer desaparecer el proceso de cobro de pagos, pero puedes usar un software de facturación para guarderías para evitar perseguir a los padres que se retrasan en el pago de la matrícula y reducir las disputas sobre la facturación.
Esta guía revelará 8 consejos prácticos para garantizar que tu centro reciba siempre el pago puntual.
Solucione los problemas del proceso de facturación de su centro de cuidado infantil
A. Qué es la gestión de admisiones y por qué es importante en la industria del cuidado infantil
En una escala del 1 al 10, si se sentara a revisar las metas financieras de su guardería y demostrar la rentabilidad a las partes interesadas, ¿qué tan exitoso serías? Si la respuesta es inferior a 6, adopte estas estrategias para configurar el proceso de facturación de su centro de cuidado infantil de manera que tenga éxito a largo plazo.
1. Cobra pagos en línea
¿Por qué?
- Todo el mundo lleva un teléfono móvil o una tarjeta de crédito/débito, pero el efectivo se suele dejar en casa.
- Los pagos digitales se pueden automatizar fácilmente.
¿Cómo?
Configura el retiro automático con la cuenta bancaria de los padres en Illumine.
La función de pagos automáticos de Illumine permite a los padres dar su consentimiento para los débitos automáticos de sus cuentas. Una vez que habilitan el pago automático, Illumine carga el importe en la fecha de vencimiento de la factura. Los pagos se pueden realizar a través de la aplicación o el sitio web, y los padres reciben notificaciones cuando vencen las facturas.
Pros
- La factura se genera el Ilumina. Los padres pueden pagar a través de la aplicación y los recibos de pago se generan en la aplicación.
- Todo el dinero recaudado está en una cuenta escolar consolidada.
2. Estandarice las tarifas por hora, por día, por semana y por mes
¿Por qué?
- Un número excesivo de variables puede dar lugar a cálculos de facturación complejos, lo que complica el proceso y puede afectar a la precisión.
- El manejo de múltiples variables consume más tiempo, lo que provoca demoras e ineficiencias en los procedimientos de facturación.
- Una multitud de elementos de facturación pueden confundir a los padres y afectar su comprensión de los cargos y los cronogramas de pagos.
¿Cómo?
Crea una plantilla para un plan de facturación en el software de contabilidad de guarderías de Illumine.
Puedes crear una plantilla de comisiones periódicas asignándole un nombre, eligiendo «Automatizado» o «Manual» para el «Tipo de plantilla de comisiones», seleccionando el intervalo de fechas entre el que quieres generar la factura y añadiendo las líneas de factura necesarias. El importe total de la facturación se calcula automáticamente. Si optas por el tipo de plantilla de tarifas automatizadas, también tendrás la opción de establecer la «frecuencia de las tarifas».
Pros
Automatice el cobro de pagos sin tener que calcular los cargos, evitando así errores y riesgos financieros.
3. Automatización de facturas
¿Por qué?
El personal necesita dedicar tiempo y esfuerzo adicionales a generar, enviar y monitorear las facturas semanales, lo que consume una parte sustancial de sus horas de trabajo.
¿Cómo?
Crea una factura única para los padres que utilizan Illumine.
Puedes crear una factura eligiendo crear una nueva plantilla de tarifas o elegir una que ya hayas creado en el punto 2. Selecciona una fecha límite, un período de facturación y los estudiantes a los que quieres enviar la factura y listo. Los padres recibirán automáticamente un correo electrónico con la factura adjunta una vez que la envíes. Obtenga más información sobre cómo simplificar la facturación.
Pros
- Libera valiosos recursos de personal que, de otro modo, se dedicarían a tareas relacionadas con la facturación, lo que permite asignarlos a áreas más productivas.
- Reduce las posibilidades de errores o discrepancias que se pueden producir con la facturación frecuente, lo que se traduce en registros financieros más precisos y menos disputas.
- Comunicación más clara y centrada entre los propietarios de guarderías y los padres.
- Minimizar la cantidad de facturas enviadas puede contribuir a una experiencia más positiva para los padres, ya que tienen que gestionar menos interacciones relacionadas con los pagos.
- Un menor número de facturas significa un ahorro potencial en los costos de papel, impresión y franqueo, lo que contribuye a la rentabilidad.
4. Automatiza los recordatorios
¿Por qué?
Dejar caer la cuota de recogida tardía o la matrícula atrasada perjudica a su negocio de cuidado infantil, por lo que es fundamental mantener la coherencia.
¿Cómo?
Puede configurar la notificación anticipada de los cargos por pagos atrasados en Illumine. Simplemente dirígete a CONFIGURACIÓN → FACTURACIÓN → Cargos por mora, donde puedes controlar el «tipo de cargo por pago atrasado», el «valor del cargo por pago atrasado» y más, tal y como se muestra a continuación.
Pros
- Evite padres enojados y sorpresas a la hora de cobrar los pagos del cuidado de los niños.
- Cobra las cuotas de los estudiantes a tiempo.
- Planifique mejor sus finanzas previendo sus cobros y gastos.
- Los padres están al tanto y, por lo tanto, están más atentos a los pagos.
5. Haga cumplir políticas estrictas de facturación de guarderías
¿Por qué?
Comprenderá mejor su flujo de efectivo y podrá predecir los ingresos que generará su negocio de cuidado infantil.
¿Cómo?
Puedes meter tu informes financieros cuando quieras usar Illumine's software de facturación de guarderías. Illumine proporciona una solución perfecta integración con QuickBooks para sincronizar todas sus transacciones sin esfuerzo, lo que le permite buscar recibos de pago anteriores, notas de crédito, informes de envejecimiento, y transacciones sin esfuerzo.
Pros
Puedes sincronizar todas tus transacciones fácilmente.
6. Optimice los métodos de pago
¿Por qué?
La conciliación manual de varios métodos de pago puede llevar mucho tiempo.
¿Cómo?
Illumine le permite seleccionar entre una gama fija de métodos de pago en línea y registrar los pagos manuales con cheque o efectivo en un solo lugar. También le permite hacer que el reembolso de la facturación del cuidado de los niños sea muy fácil administre su presupuesto para el cuidado de niños de manera efectiva, ya que el reembolso completo se devuelve automáticamente al modo de pago elegido por los padres. Además, los reembolsos de las cuentas de guarderías fuera de línea, como cheques o dinero en efectivo, también se pueden registrar fácilmente, notificando a los padres por correo electrónico y actualizando su saldo en consecuencia.
Pros
Registre los pagos manuales y automatizados en un solo lugar generando informes de pagos con solo hacer clic en un botón, lo que facilita el acceso a los registros financieros.
7. Agregue descuentos rápidamente
¿Por qué?
- Tiene diferentes descuentos de subsidio para las familias que tienen varios hijos en su programa.
- Estás ofreciendo descuentos de temporada para atraer a más padres.
¿Cómo?
Al tener la opción de aplicar descuentos en porcentajes o en una moneda específica en Illumine, puedes adaptarte a diferentes escenarios y preferencias de los padres. Es posible que algunos padres prefieran descuentos porcentuales, mientras que otros pueden encontrar más atractivos los descuentos en moneda fija.
Pros
Es una forma sencilla de incentivar a los padres y también ayuda a cualquier programas de referencia estás postulando para el proceso de facturación de tu guardería
8. Integre un componente tributario en el proceso de facturación de su guardería
¿Por qué?
Cumplir con las regulaciones fiscales específicas según la ubicación en la que opere.
¿Cómo?
Agregue impuestos al software de facturación de guarderías Illumine de acuerdo con las tablas impositivas en diferentes geografías. Illumine actualmente abastece a Europa, Asia Pacífico, Medio Oriente y África. Calcular manualmente los impuestos de cada factura puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Gracias a que Illumine gestiona automáticamente los cálculos de impuestos, los proveedores pueden centrarse más en la calidad de la atención que brindan.
Pros Añadir impuestos a la factura permite a los padres ver un desglose de los cargos totales, lo que fomenta la confianza y ayuda a los padres a entender el importe exacto que pagan por los servicios de cuidado infantil.
9. Usa el crédito para pagar las cuotas de un estudiante
¿Por qué?
Elimine la necesidad de esperar hasta que se genere la factura para liquidar las tarifas.
¿Cómo?
Puedes utilizar el crédito disponible mientras generas la factura de un estudiante, todo ello con una simple casilla de verificación en Illumine. A diferencia de antes, donde el crédito disponible solo se podía aplicar «después» de crear la factura en la aplicación, ahora puedes hacerlo «durante» el proceso de creación de la factura.
Simplemente dirígete al panel izquierdo y navega hasta Tarifa → Facturación para estudiantes. Allí encontrarás una lista completa de las tarifas de facturación para todos tus estudiantes. Entre las opciones disponibles, verás «Agregar crédito», «Agregar depósito» y «Crear factura».
Pros
Esto es lo que cambia las reglas del juego: haz clic en el nombre de cualquier estudiante en Illumine, en la sección Facturación para estudiantes, y accederás a su perfil de facturación detallado. Este perfil contiene información esencial, como el crédito disponible, los depósitos, las facturas generadas y un historial de facturación completo.
Para llevar
¿Sabes lo que deberías haber dejado en 2022? Archivadores y seguimiento manual de las facturas de cuidado infantil. Si quieres marcar una diferencia real en tu negocio de cuidado infantil, el futuro es invertir en un software de facturación para guarderías que calcule, genere y cobre las facturas en tu nombre. Súbete al tren de los pagos sin contacto y agiliza tu proceso de facturación con Illumine.
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