Planeación financiera empresarial de guarderías: uso de la toma de decisiones basada en datos

Crear una guardería no es solo un proyecto apasionante, ¡es un verdadero negocio! Y como cualquier negocio, si no lo haces planifique sus finanzas con cuidado, acabarás pagando de más, cobrando menos o perdiendo oportunidades de crecimiento.

Ahí es donde entran los datos. En lugar de hacer conjeturas, usar números reales para tomar decisiones te ayuda a fijar tarifas de matrícula más inteligentes, controlar los costos y mantener un margen de beneficio estable para las guarderías.

Por ejemplo, a case study of Faster Capital muestra que una guardería que siguió la toma de decisiones basada en datos predijo la asistencia semanal de los niños con una precisión del 95%. Esto significaba que podían programar al personal de manera más eficiente, reduciendo los costos de exceso de personal en un 20%.

Analicemos cómo crear un plan financiero empresarial para guarderías respaldado por datos, dónde encontrar las estadísticas correctas y por qué funciona este enfoque.

¿Qué aspecto tiene un plan financiero empresarial de guardería basado en datos?

Imagine dos maneras de administrar el dinero de su guardería:

1. Adivinando: Fijar la matrícula por capricho, contratar personal porque «parece» correcto y comprar suministros sin hacer un seguimiento de lo que realmente se necesita.
2. Uso de datos: Ajustar los precios en función de la competencia local, dotación de personal basada en la proporción de niños por funcionario, y reducir el despilfarro mediante la revisión de los gastos anteriores.

¿Qué enfoque cree que es más lógico y eficaz para mejorar el margen de beneficio de su guardería? (Sugerencia: ¡es #2!)

La toma de decisiones en educación basada en datos significa utilizar datos como las tendencias de inscripción, las caídas estacionales o la demanda de los padres para guiar cada movimiento de dinero. ¿Detecta una caída en las inscripciones durante el verano? Haz una promoción. ¿Los proyectos de ley están aumentando? Verifique los datos de uso para reducir los costos. Los números no mienten y harán que tu guardería sea rentable a largo plazo.

Por qué no puede omitir los datos

Las finanzas no se basan solo en mantener la guardería en funcionamiento, sino en crecer de manera inteligente. He aquí por qué es imprescindible una toma de decisiones educativas basada en datos

• Increance of Trust: Los padres y los reguladores adoran la transparencia. Los datos muestran que gastas con prudencia y no solo con conjeturas.
• Gastos más inteligentes: Sepa exactamente dónde invertir, ya sea en personal, materiales o nuevos programas, para lograr el mayor impacto.
• Evita sorpresas: Realice un seguimiento temprano de las tendencias de inscripción o costos, para no tener problemas cuando los presupuestos se ajusten.
• Manténgase en conformidad: Los datos lo mantienen al mismo tiempo de las normas de concesión de licencias para evitar momentos que puedan conllevar sanciones.
• Decida más rápido: No más debates interminables. Los números reales significan elecciones rápidas y seguras.

¿En resumidas cuentas? Los datos no solo te ayudan a sobrevivir, sino que también te ayudan a crear una guardería que perdure y crezca.

Cómo encontrar y utilizar los datos para una planificación financiera más inteligente de las guarderías

Para tomar las mejores decisiones financieras para su guardería, necesita la información correcta. Aquí encontrarás la información y cómo utilizarla, todo en pasos sencillos:

Cómo usar los datos para crear un presupuesto sólido para guarderías

1. Prediga sus ingresos utilizando los patrones de inscripción

Los ingresos de su guardería provienen principalmente de las tasas de matrícula. Por lo tanto, comprender los patrones de inscripción es clave para predecir los ingresos.

Example: Si sus datos muestran una disminución en las inscripciones todos los veranos, puede planificar para los meses de bajos ingresos reservando los ingresos adicionales de las temporadas altas. También puedes introducir programas de verano o servicios de atención sin cita previa a corto plazo para mantener los ingresos.

Paso procesable: Usa los datos de inscripciones anteriores para crear proyecciones de ingresos para cada mes. Considera diferentes escenarios: el mejor de los casos (inscripción completa), el peor (bajas inscripciones) y el esperado (promedio de inscripciones basado en años anteriores).

2. Alinear los gastos con los ingresos para una presupuestación sostenible

Una vez que tengas una previsión de ingresos, compárala con los datos de gastos anteriores para crear un presupuesto realista.‍

Example: Si los costos de los servicios públicos aumentan en invierno debido a los gastos de calefacción, prepárese ajustando ligeramente las tasas de matrícula en los meses más fríos o reduciendo los gastos no esenciales en otros lugares.

Paso procesable: Clasifique sus gastos en:

• Costos fijos: Alquiler, seguro, etc.
  
• Costos variables: Salarios del personal, alimentos, servicios públicos y suministros
  
• Gastos únicos: Renovaciones, nuevos equipos, campañas de marketing

Esto le ayudará a ver dónde tiene flexibilidad y dónde los costos son inevitables.

3. Identificar programas de alto valor y bajo rendimiento

Algunos servicios y programas de guarderías generan más ingresos que otros. El objetivo es invertir en lo que funciona y mejorar o eliminar lo que no funciona.‍

Example: Si los datos muestran que su programa de cuidado infantil de horario extendido está infrautilizado, pero su programa de aprendizaje para niños pequeños tiene una lista de espera, considere reasignar el personal y los recursos para ampliar el programa de alta demanda.

Paso procesable: Compara los ingresos generados por programa con los gastos. Si un programa funciona constantemente con pérdidas, considere la posibilidad de aumentar las tarifas, mejorar la comercialización o suspenderlo.

4. Establecer tasas de matrícula competitivas para mejorar el margen de beneficio de las guarderías

Muchos propietarios de guarderías luchan por fijar precios competitivos a sus servicios y, al mismo tiempo, garantizar la rentabilidad. Aquí es donde entran en juego la investigación de mercado y el análisis de costos.‍

Example: Si los datos muestran que los padres de tu zona están dispuestos a pagar 1200$ al mes por el cuidado a tiempo completo, pero tu matrícula se fija en 1000$. Aumentar las tarifas en 200 dólares seguiría siendo competitivo y generaría miles de dólares en ingresos adicionales cada año.

Paso procesable: Analice los precios de los competidores locales, su costo por hijo y la disposición de los padres a pagar. Ajuste las tasas de matrícula gradualmente, si es necesario, y al mismo tiempo transmita el valor agregado (por ejemplo, un mejor plan de estudios, opciones de cuidado prolongado).

5. Planificación para el crecimiento futuro y las situaciones de emergencia

Un negocio de guarderías sostenible no consiste solo en cubrir los costos, sino también en planificar para el futuro. Los datos le ayudan a anticipar cuándo expandirse o cuándo crear un colchón financiero.‍

Example: Si sus tendencias de inscripción sugieren un crecimiento constante, podría ser el momento de explorar la expansión, como agregar otra aula o contratar más personal. Por otro lado, si los datos muestran una disminución de las inscripciones, tener un fondo de ahorros puede ayudar a sobrellevar los períodos de inactividad sin despidos ni cortes de servicio.

Paso procesable: En función de sus proyecciones de ingresos y gastos, reserve un porcentaje de las ganancias mensuales para:

• Ahorros de emergencia: Reparaciones inesperadas, crisis económicas
  
• Inversiones para el crecimiento: Nuevas ubicaciones, personal adicional, mejoras en las instalaciones

6. Hacer un seguimiento del desempeño y ajustar el plan

Un plan financiero no es algo que se establece y se olvida. El seguimiento regular de las métricas clave garantiza que su guardería siga siendo rentable y adaptable.‍

Example: Si tus gastos reales son consistentemente más altos que los proyectados, puede indicar áreas en las que gastas de más, como el exceso de horas extras del personal o el aumento de los costos de suministros. Los pequeños ajustes, como cambiar a la compra masiva de suministros, pueden reducir los costos innecesarios.

Paso procesable: Programe controles financieros (mensuales o trimestrales) para comparar las proyecciones con los datos reales. Utilice estos datos para refinar los precios, los gastos y las ofertas de programas de forma continua.

Los beneficios a largo plazo del uso de datos para la planificación financiera de guarderías

La toma de decisiones financieras basándose en los datos no consiste solo en mantenerse a flote, sino también en preparar la guardería para que tenga éxito a largo plazo.

Esto es lo que ocurre cuando utilizas datos de manera constante para guiar tu planificación financiera:

• Su presupuesto se mantiene sólido: Ya no tendrás que preocuparte por nada al final del mes ni tener que adivinar cuánto necesitas para comprar suministros. Los datos le ayudan a predecir los gastos y los ingresos, a fin de mantener la salud financiera de su guardería.
• Usted toma decisiones más inteligentes: En lugar de confiar en tus instintos, tendrás números reales para respaldar cada decisión, ya sea que se trate de contratar nuevo personal, ajustar las tasas de matrícula o invertir en nuevos programas.
• Los niños disfrutan de la mejor experiencia: Cuando su presupuesto esté alineado con lo que realmente beneficia a los niños, puede invertir en mejores materiales de aprendizaje, actividades y capacitación del personal sin cuestionar sus gastos.
• Los padres confían más en ti: Cuando las familias comprueben que su matrícula se está utilizando con prudencia (en cosas que realmente mejoran la experiencia de la guardería), se sentirán más seguras de quedarse a largo plazo.
• El crecimiento se hace más fácil: ¿Estás pensando en ampliar o añadir nuevos servicios? Los datos le ayudan a detectar tendencias, como el aumento de la demanda de programas de cuidado infantil o extraescolares, para que pueda ampliar su negocio de la manera correcta.
• Usted se adelanta a las sorpresas financieras: ¿Subiendo el alquiler? ¿Cajas estacionales en las inscripciones? ¿Aumente los costos de los servicios públicos? Los datos le ayudan a detectar estas tendencias con antelación para que pueda planificar con antelación en lugar de reaccionar en el último momento.
• Su guardería sigue mejorando: Cuando hace un seguimiento de lo que funciona (y lo que no), refina sus estrategias financieras año tras año, haciendo que su guardería sea más eficiente y rentable con el tiempo.

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En iluminar, llevamos casi una década trabajando con más de 3,000 centros preescolares, jardines de infantes y guarderías en más de 50 países.

Durante ese tiempo, hemos ayudado a las escuelas a mejorar sus operacións, planificación de lecciones, y communication with the parents. Esto nos ha dado una visión profunda de lo que hace que un preescolar sea realmente excepcional. Cuando se trata de recomendar las mejores opciones para su hijo, aportamos toda esa experiencia para guiarlo hacia los mejores centros preescolares para su hijo.

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