Si eres como la mayoría de los propietarios de guarderías, no te dedicaste a este tipo de trabajo por dinero. Te metiste en esto porque te gusta trabajar con niños. ¿Qué es lo que a nadie le gusta? Las operaciones diarias de las guarderías. Para evitar el agotamiento, no podemos exagerar la necesidad de establecer un calendario de pagos automático mediante un facturación de cuidado de niños software.
¿Por qué es importante el software de facturación de guarderías?
Porque te permite concentrarte en preocupaciones más importantes. Un buen sistema de facturación para el cuidado de los niños no solo le ayuda a concentrarse en el desarrollo de los estudiantes, sino también en las relaciones con los padres. En Ilumina, reconocemos que el tiempo es un bien valioso. Es por eso que hemos descrito 12 pasos para que la facturación del cuidado de niños sea sencilla.
12 pasos para facturar el cuidado de niños sin complicaciones
La facturación del cuidado de niños puede ser complicada y estresante, incluso si tiene experiencia. Toma notas sobre cómo puedes administrar bien tu negocio.
1. Determine su tasa de matrícula
Para decidir la tasa de matrícula, deberá considerar los costos de su empresa, las tarifas de depósito y las tasas de la competencia.
Costos de la empresa
Para iniciar un franquicia de guardería, tu pago de matrícula entrante debe superar sus costos. Los costos de su empresa suelen incluir el pago del alquiler, los suministros, la comida, la infraestructura, los permisos, la limpieza, la comercialización y los permisos.
Comisiones de depósito
Las comisiones de depósito garantizan que recibas una compensación por reservar una plaza en la guardería para un niño que no asiste. Estas tarifas ayudarán a su empresa a mantenerse a flote en tiempos difíciles. Tenga en cuenta los costos de administrar una guardería al decidir la tarifa de depósito. Puedes cobrar un porcentaje de la tasa de matrícula o una cantidad estándar como cuota de depósito. Ilumina te permite personalizar la cuota de depósito por estudiante, para que puedas crear y compartir facturas con los padres sin problemas.
Tarifas de la competencia
También debes examinar cuánto cobran tus competidores. Los padres generalmente basan sus decisiones en el costo de la guardería, así que asegúrese de que sus precios sean comparables a los de las guarderías cercanas. Si tienes una ventaja competitiva sobre otros centros, cobra una matrícula más alta. Al decir tener una ventaja, queremos decir:
- Instalaciones de última generación
- Menor proporción de alumnos por profesor
- Profesores de EYFS altamente cualificados
- Excelente política de seguridad
2. Configure la facturación única
Es fácil de configurar facturas únicas con el Ilumina sistema de facturación de guarderías. Podemos automatizar dos tipos diferentes de planes de facturación:
Plan de asistencia
El Plan de asistencia está destinado específicamente a crear facturas en situaciones en las que el cálculo debe basarse en la cantidad exacta de horas/días que un estudiante ha asistido a la guardería. También se puede aplicar una tarifa a ciertas habitaciones. El recargo por pago atrasado se puede calcular en función del número de días que el estudiante haya permanecido una vez finalizada la actividad o el programa.
Estos cargos en los planes de asistencia permiten que las siguientes operaciones sean flexibles:
- Se puede hacer un cargo que se calcula por hora o por día. También nos permite especificar las horas de inicio y finalización a las que se debe facturar el artículo facturado en función del número de horas que el estudiante haya estado presente.
- También podemos elegir los días en los que se debe cobrar un determinado cargo y aplicarlo a la factura.
- Además, podemos especificar a qué habitaciones se debe aplicar un cargo.
- Podemos cobrar un recargo por retraso en función del número de días que el estudiante haya permanecido una vez finalizada una actividad o un programa.
Plan de matrícula
UN Plan de matrícula es único para cada niño y puede incluir diferentes componentes según los programas en los que esté inscrito el niño. Las partidas de la factura de un plan se pueden agregar, actualizar o eliminar en cualquier momento.
También puedes añadir descuentos personalizados a cada factura con Ilumina. Los padres reciben un correo electrónico de la escuela con la factura adjunta una vez que la hayan enviado.
3. Crea una factura
Para crear facturas únicas, ten en cuenta los siguientes pasos.
- Primero, ve a Tarifa y, a continuación, haz clic en Factura. A continuación, haz clic en Crear factura. Ahora puede optar por crear una nueva plantilla o elegir una que ya exista.
- Si desea crear una nueva plantilla, haga clic en la opción Crear nueva plantilla y, a continuación, haga clic en el botón Crear plantilla.
- Agregue una factura a la que debe agregar una descripción, el importe y, a continuación, si desea aplicar un descuento, puede hacerlo en porcentajes o en la moneda que elija.
- Ahora, haz clic en Enviar. Verás que se ha creado la plantilla.
- Ahora, vuelve a Factura, haz clic en Crear factura, elige la plantilla en particular, selecciona la fecha de vencimiento y elige un período de facturación y, a continuación, haz clic en Enviar.
- Ahora, elija a los estudiantes a los que desea enviar estas facturas y, a continuación, haga clic en Enviar.
- Una vez que las facturas se envían correctamente a los padres, reciben un correo con la factura adjunta.
4. Crea una plantilla de tarifas
Estos son los pasos para crear plantillas de tarifas de grabación.
- Ve a Tarifa y, a continuación, haz clic en Plantilla de tarifas.
- A continuación, vaya a Crear plantilla y añada un nombre a la plantilla de tarifas.
- A continuación, elige la frecuencia y selecciona el intervalo de fechas entre el que deseas generar la factura.
- Luego, haz clic en la opción Agregar artículo de factura. Proporcione una descripción.
- Agregue el monto y aplique un descuento, si lo hubiera. Puedes aplicar un descuento en porcentaje o en la moneda que elijas. También puedes solicitar impuestos.
- Verás el importe total de tu facturación, que se calcula automáticamente aquí.
- Haz clic en Enviar y tu plantilla de tarifas se añadirá a la lista de plantillas.
5. Establece políticas de facturación
Para ejecutar un preescolar rentable, establezca las siguientes normas para la facturación del cuidado de niños.
No debe haber excepciones a las políticas de facturación a menos que se cuente con el consentimiento previo de los propietarios de la guardería.
6. Establezca una frecuencia de facturación
Muchas guarderías eligen facturar a los padres semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Tendrás que decidir la frecuencia de facturación al configurar la guardería.
- Tenga en cuenta la frecuencia con la que su guardería tendrá que pagar a los empleados al determinar la frecuencia de facturación.
- Es crucial examinar la frecuencia de sus propios gastos, incluidos el alquiler, los impuestos y los servicios públicos.
- El envío regular de facturas a los padres generará un flujo de dinero más consistente que si se factura por semestre o año.
Puedes crear plantillas de tarifas recurrentes con Ilumina con solo hacer clic en un botón para simplificar la facturación.
- En el menú, selecciona la plantilla de tarifas.
- Elige la opción de crear una plantilla.
- Elige un nombre, una frecuencia (mensual, trimestral, semestral o anual) y un intervalo de fechas.
Y listo, has establecido la frecuencia con la que los padres recibirán la factura del cuidado de los niños.
7. Elige un modo de pago
Los propietarios de guarderías ya no tienen que preocuparse por el papeleo, la contabilidad o las matemáticas, gracias a Ilumina ofreciendo varios modos de pago en línea para agilizar pago de guardería.
Nuestra plataforma se basa en un diseño que se basa en las API. Cada ciclo generamos cientos de miles de facturas por un total de millones de dólares en nuestras escuelas, por lo que es fundamental para nosotros asegurarnos de que funcionen sin problemas. A través de la API, todos los clientes pueden comunicarse de manera segura.
En nuestro sistema Google Cloud, cada componente se escala automáticamente. Nuestra plataforma funciona con una VPC (nube privada virtual), por lo que no archivamos ninguna información sobre CC/NEFT proporcionada por los padres o los centros educativos, sino que confiamos en la pasarela para ejecutar los pagos.
- NEFT: No almacenamos ninguna información NEFT de los padres o tutores y confiamos en las pasarelas para cifrarla.
- Tarjeta de crédito: Avisamos a los padres en la aplicación cuando vence la factura, para que puedan ver el importe y realizar el pago con solo unos toques. También puedes aplicar notas de crédito en futuras facturas.
- Tarjeta de débito: Puedes configurar pagos automáticos y cobrarlos con tarjetas de débito cuando venza la fecha de la factura.
- Notas de crédito: Con las notas de crédito, puede agilizar los reembolsos y pagos anticipados. Incluso puedes aplicar estas notas de crédito a tus futuras facturas.
- Pago automático: La función de pago automático te permite debitar automáticamente la cuenta de pago de uno de los padres en función de la aprobación de los padres. Cuando uno de los padres habilita el pago automático en un método de pago que se ha activado, el sistema de pago automático de Illumine carga ese pago en la fecha de vencimiento de la factura.
Los padres pueden pagar por teléfono o por Internet. En la aplicación, avisamos a los padres cuando vence la factura, para que puedan comprobar el saldo y realizar el pago con solo unos toques.
- Puertas de enlace compatibles: Illumine funciona con Razorpay y Paytm para gestionar los pagos. Una vez que el preescolar se registre en cualquiera de las pasarelas, los padres no serán redirigidos a sus portales y podrán ahorrar tiempo realizando el pago desde la propia aplicación.
8. Registrar un pago
Registra tu pago con Illumine en 7 sencillos pasos.
- Para registrar un pago realizado por uno de los padres, vaya a Cuota y luego haga clic en Factura.
- A continuación, vaya a los tres puntos situados junto al nombre del estudiante para el que desea registrar el pago.
- A continuación, haga clic en Registrar pago. Selecciona el modo de pago.
- Agregue un número de referencia si lo desea y haga clic en Guardar.
- El pago se registrará tan pronto como se haga.
- Los padres reciben el correo en su nombre con la factura adjunta.
- Pueden descargar la factura directamente del correo.
9. Opte por una herramienta de facturación de guarderías
Para mantener facturación de cuidado de niños sin estrés, deberías considerar una herramienta de facturación de cuidado infantil como Ilumina.
- Recopile pagos en línea, envíe facturas automatizadas, genere informes de facturación y recibos de pago un 76% más rápido.
- Digitalice su proceso de cobro de pagos con una de las únicas aplicaciones de cuidado infantil que no requiere ninguna comisión de configuración y comisión.
- Automatice el proceso de facturación y ahorre 32 horas en la facturación manual y el cobro de comisiones.
Ilumina es su solución de referencia para todo lo relacionado con la facturación desafíos a los que se enfrentan los propietarios de guarderías.
10. Tenga una comunicación clara con los padres
De Illumine mensajería en la aplicación La herramienta te permite conectarte directamente con los padres.
- Envía mensajes, adjunta fotos y responde a cualquier pregunta o duda relacionada con la facturación.
- Los padres reciben una alerta inmediata en la aplicación para padres cuando envían el mensaje.
- También pueden hacer clic en la pestaña de conexión y luego en los mensajes para ver el mensaje.
11. Optimice las horas de contabilidad
Con Illumine, puede digitalizar sus pagos y organizar su recaudación de ingresos sin papel. Al suscribirte a Illumine, no necesitarás un software de contabilidad independiente para gestionar tus cuentas, lo que te ahorrará tener que invertir en otro software en las primeras etapas de tu negocio. Si es la primera vez que emprendes,
No solo automatizamos tu facturación, sino que también cobramos cero comisiones para configurar tu proceso de facturación.
12. Reembolso
Los reembolsos pueden causar mucha confusión y no coincidir los datos de la cuenta si no se gestionan correctamente. Como puedes ver, hay mucho papeleo manual y tiempo de facturación. ¿No es más importante que los propietarios de guarderías pasen tiempo de calidad con los niños? Sí, y nuestra misión es ayudarlo.
- La guardería debe entregar un cheque o devolver los pagos en efectivo cuando uno de los padres solicite un reembolso.
- Luego deben crear un recibo manual, que incluya una copia para los padres.
- Los reembolsos se pueden procesar en línea con solo unos pocos clics con el sistema de facturación Illumine.
- Tras el procesamiento correcto del reembolso, el importe total se restablecerá al método de pago original de los padres.
- También se pueden registrar los reembolsos fuera de línea, como cheques, efectivo y otros tipos de pagos.
- El padre recibe una notificación por correo electrónico tan pronto como la transacción de reembolso se registre correctamente y su saldo actual se modifica para reflejar lo mismo.
¿Qué sigue?
Estamos deseando ver lo que está por venir.
- Las escuelas pueden realizar todas sus facturas en tu teléfono.
- Previsiones para ayudarlo a entender sus cuentas por cobrar.
- Además, mejorando las posibilidades de las alternativas de pago.
El dinero es un tema delicado. Si bien algunos problemas se pueden resolver rápidamente a través del chat, las conversaciones sobre pagos más difíciles pueden gestionarse mejor en persona. Puedes encontrar algunos consejos útiles en nuestra guía sobre estrategias para una comunicación eficaz con los padres.
Una de las estrategias más eficaces para garantizar el éxito de su guardería es mantener sus finanzas en orden. Realice una llamada de demostración con nosotros para hacer que su viaje contable sea fácil, fluido y rápido. También puedes comience con un plan flexible que se adapta a su negocio en la actualidad. De cualquier manera, ¡prefiera un medio de facturación más inteligente con Illumine hoy mismo!
Preguntas frecuentes sobre la facturación de guarderías
Q 1. ¿Cómo facturo el cuidado de niños?
Illumine facilita el diseño y el envío de facturas a los padres. También te permite aplicar descuentos al mismo tiempo.
Q 2. ¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura?
Una factura es una declaración básica de lo que vence ahora; sin embargo, una factura puede implicar que se han negociado las condiciones de pago.
TERCER TRIMESTRE. ¿Qué son los métodos de facturación?
Los métodos de facturación se refieren a los métodos mediante los cuales se factura a los suscriptores por el servicio de suscripción, como tarjetas de crédito, dispositivos móviles u otros métodos de facturación y cobro directos al consumidor, según lo acuerden las partes de vez en cuando. En Illumine, los padres pueden pagar sus cuentas con tarjetas de crédito, notas de crédito, tarjetas de débito, NEFT, pago automático y pasarelas compatibles.
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