Cara Memudahkan Perakaunan dengan Perisian Pengebilan Penjagaan Kanak-kanak

Pengenalan:

Aliran tunai yang konsisten mungkin terasa seperti mimpi yang jauh apabila anda berjuang untuk memantau waktu penjagaan yang boleh dibayar dan cenderung mengabaikan caj tambahan. Baru-baru ini Kadar Pasaran Penjagaan Kanak-kanak Michigan 2021 laporan melukis gambaran suram, mengesahkan kurang dari seperempat penyedia menawarkan penjagaan pada waktu bukan tradisional yang tidak dibayar. Sekarang, anda tidak boleh membuat proses kutipan pembayaran hilang, tetapi anda boleh menggunakan perisian pengebilan penjagaan anak untuk mengelakkan mengejar ibu bapa yang terlambat dalam tuisyen mereka dan mengurangkan pertikaian bil.

Panduan ini akan mendedahkan 8 petua yang boleh ditindakan untuk memastikan pusat anda dibayar tepat pada waktunya, setiap kali.

Selesaikan masalah proses pengebilan pusat penjagaan anak anda

A. Apakah pengurusan kemasukan dan mengapa ia penting dalam industri penjagaan kanak-kanak

Pada skala 1 hingga 10, jika anda duduk untuk mengkaji matlamat kewangan pusat penjagaan kanak-kanak anda dan menunjukkan keuntungan kepada pihak berkepentingan, seberapa berjaya anda? Sekiranya jawapannya adalah < 6, gunakan strategi ini untuk menyediakan proses pengebilan pusat penjagaan anak anda untuk kejayaan jangka panjang.

1. Kumpulkan pembayaran dalam talian

Kenapa?

• Setiap orang membawa telefon bimbit atau kad kredit/debit, tetapi wang tunai biasanya ditinggalkan di rumah.
• Pembayaran digital boleh diautomasikan dengan mudah.

Bagaimana?
Sediakan pengeluaran automatik dengan akaun bank ibu bapa di Illumine.
Illumin's Ciri Pembayaran Auto membolehkan ibu bapa memberi persetujuan untuk debit automatik dari akaun mereka. Sebaik sahaja mereka mendayakan pembayaran automatik, Illumine mendebitkan jumlah pada tarikh akhir invois. Pembayaran boleh dibuat melalui aplikasi atau laman web, dan ibu bapa menerima pemberitahuan apabila invois perlu dibayar.

Kelebihan

• Invois dihasilkan pada Illumine. Ibu bapa boleh membayar melalui aplikasi, dan resit pembayaran dihasilkan pada aplikasi.
• Semua wang yang dikumpulkan adalah dalam akaun sekolah yang disatukan.

2. Seragamkan kadar setiap jam, harian, mingguan & bulanan

Kenapa?

• Jumlah pemboleh ubah yang berlebihan boleh menyebabkan pengiraan pengebilan yang rumit, merumitkan proses dan berpotensi mempengaruhi ketepatan.
• Mengendalikan pelbagai pemboleh ubah memerlukan lebih banyak masa, menyebabkan kelewatan dan ketidakcekapan dalam prosedur pengebilan.
• Banyak elemen pengebilan boleh mengelirukan ibu bapa, mempengaruhi pemahaman mereka tentang caj dan jadual pembayaran.

Bagaimana?
Templat pelan pengebilan pada perisian perakaunan penjagaan kanak-kanak Illumine.
Anda boleh membuat templat yuran berulang dengan memberi nama templat, memilih sama ada 'Automatik' atau 'Manual' untuk 'Jenis Templat Bayar', memilih julat tarikh di antara yang anda ingin meningkatkan invois, dan menambah item baris invois yang diperlukan. Jumlah pengebilan dikira secara automatik. Jika anda menggunakan jenis templat yuran automatik, anda juga akan mempunyai pilihan untuk menetapkan 'Kekerapan Bayar'.

Kelebihan
Automasikan kutipan pembayaran tanpa perlu mengira caj, dengan itu mengelakkan kesilapan dan risiko kewangan.

3. Automasi invois

Kenapa?
Kakitangan perlu memperuntukkan masa dan usaha tambahan untuk menjana, menghantar, dan memantau invois mingguan, memakan sebahagian besar waktu kerja mereka.

Bagaimana?
Buat invois satu kali untuk ibu bapa menggunakan Illumine.
Anda boleh membuat invois dengan memilih untuk membuat templat yuran baru atau memilih satu yang telah anda buat dalam titik 2. Pilih tarikh akhir, tempoh pengebilan dan pelajar yang ingin anda hantar invois kepada, dan viola, anda sudah selesai. Ibu bapa secara automatik mendapat e-mel dengan invois yang dilampirkan sebaik sahaja anda menyerahkannya. Ketahui lebih lanjut mengenai cara memudahkan invois.

Kelebihan

• Membebaskan sumber kakitangan berharga yang sebaliknya akan didedikasikan untuk tugas berkaitan invois, membolehkan mereka diperuntukkan ke kawasan yang lebih produktif.
• Mengurangkan kemungkinan kesilapan atau percanggahan yang boleh berlaku dengan invois yang kerap, membawa kepada rekod kewangan yang lebih tepat dan pertikaian yang lebih sedikit.
• Komunikasi yang lebih jelas dan lebih fokus antara pemilik penjagaan anak dan ibu bapa.
• Meminimumkan bilangan invois yang dihantar dapat menyumbang kepada pengalaman yang lebih positif bagi ibu bapa, kerana mereka mempunyai interaksi berkaitan pembayaran yang lebih sedikit untuk diuruskan.
• Invois yang lebih sedikit bermaksud potensi penjimatan pada kos kertas, percetakan, dan pos, menyumbang kepada kecekapan kos.

4. Automatik peringatan

Kenapa?
Membiarkan yuran pengambilan lewat atau tuisyen lewat meluncur menyakitkan perniagaan penjagaan anak anda, itulah sebabnya penting untuk kekal konsisten.

Bagaimana?
Anda boleh menyediakan notis awal yuran lewat di Illumine. Hanya pergi ke TETAPAN → PENGEBILAN → Yuran Terlewat, di mana anda boleh mengawal 'jenis yuran lewat, ''nilai yuran lewat' dan banyak lagi, seperti yang ditunjukkan di bawah.

Kelebihan

• Elakkan ibu bapa yang marah dan kejutan pada masa kutipan pembayaran penjagaan anak.
• Kumpulkan yuran pelajar tepat pada masanya.
• Rancang kewangan anda dengan lebih baik dengan meramalkan koleksi dan perbelanjaan anda.
• Ibu bapa sedang giat dan oleh itu, lebih berwaspada mengenai pembayaran.

5. Menguatkuasakan dasar pengebilan anak kanak-kanak

Kenapa?
Anda akan memahami aliran masuk tunai anda dengan lebih baik dan dapat meramalkan pendapatan yang akan dijana oleh perniagaan penjagaan anak anda.

Bagaimana?
Anda boleh menarik masuk laporan kewangan bila-bila masa anda mahu menggunakan Illumine's perisian pengebilan penjagaan kanak-kanak. Illumine menyediakan lancar integrasi dengan QuickBooks untuk menyegerakkan semua transaksi anda dengan mudah, membolehkan anda menggali resit pembayaran yang lalu, nota kredit, laporan penuaan, dan transaksi dengan mudah.

Kelebihan
Anda boleh menyegerakkan semua transaksi anda dengan mudah.

6. Menyelaraskan kaedah pembayaran

Kenapa?
Menyelaraskan pelbagai kaedah pembayaran secara manual boleh memakan masa.

Bagaimana?
Illumine membolehkan anda memilih dari pelbagai kaedah pembayaran dalam talian tetap dan merekodkan pembayaran manual dengan cek atau wang tunai di satu tempat. Ia juga membolehkan anda membuat bayaran balik penagihan kanak-kanak menjadi mudah menguruskan belanjawan penjagaan anak anda secara berkesan, kerana bayaran balik penuh secara automatik dikembalikan ke mod pembayaran pilihan ibu bapa. Bayaran balik bil penjagaan kanak-kanak luar talian juga, seperti cek atau wang tunai, juga boleh direkodkan dengan mudah, memberitahu ibu bapa melalui e-mel dan mengemas kini baki mereka dengan sewajarnya.

Kelebihan
Rakam pembayaran manual dan automatik di satu tempat dengan menghasilkan laporan pembayaran dengan satu klik butang, menjadikan akses rekod kewangan mudah.

‍

‍

7. Tambah diskaun dengan cepat

Kenapa?

• Anda mempunyai diskaun subsidi yang berbeza untuk keluarga yang mempunyai banyak anak dalam program anda.
• Anda menawarkan diskaun bermusim untuk menarik lebih ramai ibu bapa.

Bagaimana?
Dengan mempunyai pilihan untuk menggunakan diskaun dalam peratusan atau mata wang tertentu di Illumine, anda boleh memenuhi senario dan pilihan ibu bapa yang berbeza. Sesetengah ibu bapa mungkin lebih suka diskaun peratusan, sementara yang lain mungkin mendapati diskaun mata wang tetap lebih menarik.

Kelebihan
Ini adalah cara tanpa kerumitan untuk memberi insentif kepada ibu bapa dan juga membantu mana-mana program rujukan anda sedang menjalankan proses pengebilan pusat penjagaan anak anda

8. Mengintegrasikan komponen cukai dalam proses pengebilan pusat penjagaan anak anda

Kenapa?
Untuk mematuhi peraturan cukai tertentu berdasarkan lokasi tempat anda beroperasi.

Bagaimana?
Tambah cukai pada perisian pengebilan penjagaan kanak-kanak Illumine tertakluk kepada papak cukai di geografi yang berbeza. Illumine kini melayani Eropah, Asia Pasifik, Timur Tengah, dan Afrika. Mengira cukai secara manual untuk setiap invois boleh memakan masa dan terdedah kepada kesilapan. Dengan pengiraan cukai yang mengendalikan Illumine secara automatik, penyedia dapat memberi tumpuan lebih kepada kualiti penjagaan yang mereka berikan.

Kelebihan Menambah cukai pada invois membolehkan ibu bapa melihat pecahan jumlah caj, memupuk kepercayaan dan membantu ibu bapa memahami jumlah sebenar yang mereka bayar untuk perkhidmatan penjagaan anak.

9. Gunakan kredit untuk menyelesaikan yuran pelajar

Kenapa?
Hilangkan keperluan untuk menunggu sehingga selepas invois dinaikkan untuk membersihkan yuran.

Bagaimana?
Anda boleh menggunakan kredit yang ada semasa menghasilkan invois pelajar, semuanya dengan pilihan kotak semak mudah di Illumine. Tidak seperti sebelumnya, di mana kredit yang ada hanya boleh digunakan 'selepas' penciptaan invois pada aplikasi, anda kini boleh melakukannya 'semasa' proses penciptaan invois.

Hanya pergi ke panel kiri dan navigasi ke Bayaran → Pengebilan Pelajar. Di sana, anda akan menemui senarai komprehensif yuran pengebilan untuk semua pelajar anda. Di antara pilihan yang tersedia, anda akan melihat 'Tambah Kredit, ''Tambah Deposit,' dan 'Buat Invois. '

Kelebihan
Berikut adalah penukar permainan: klik pada nama mana-mana pelajar di Illumine di bahagian Pengebilan Pelajar, dan anda akan mendapat akses ke profil pengebilan terperinci mereka. Profil ini mengandungi maklumat penting, termasuk kredit yang tersedia, deposit, invois yang dijana, dan sejarah pengebilan lengkap.

Bawa pulang

Anda tahu apa yang sepatutnya anda tinggalkan pada tahun 2022? Memfailkan kabinet dan mengesan bil penjagaan anak secara manual. Sekiranya anda ingin membuat perbezaan sebenar kepada perniagaan penjagaan anak anda, melabur dalam perisian pengebilan penjagaan anak yang mengira, membuat dan mengumpul invois bagi pihak anda adalah masa depan. Dapatkan jalur pembayaran tanpa sentuh dan mempercepatkan proses pengebilan anda dengan Illumine.

‍