كيفية تبسيط المحاسبة باستخدام برنامج فواتير رعاية الأطفال

مقدمة:

قد يبدو التدفق النقدي الثابت وكأنه حلم بعيد المنال عندما تكافح من أجل مراقبة ساعات الرعاية المدفوعة وتميل إلى التغاضي عن الرسوم الإضافية. الأخيرة أسعار سوق رعاية الأطفال في ميشيغان 2021 يرسم التقرير صورة قاتمة، مما يؤكد أن أقل من ربع مقدمي الرعاية يقدمون الرعاية خلال ساعات غير تقليدية لا تتم محاسبتها. الآن، لا يمكنك جعل عملية تحصيل المدفوعات تختفي، ولكن يمكنك استخدام برنامج فواتير رعاية الأطفال لتجنب مطاردة الآباء الذين تأخروا في دفع الرسوم الدراسية وتقليل النزاعات المتعلقة بالفواتير.

سيكشف هذا الدليل عن 8 نصائح عملية لضمان دفع مركزك في الوقت المحدد وفي كل مرة.

استكشاف أخطاء عملية إعداد فواتير مركز رعاية الأطفال وإصلاحها

ألف - ما هي إدارة القبول وسبب أهميتها في صناعة رعاية الأطفال

على مقياس من 1 إلى 10، إذا جلست لمراجعة الأهداف المالية لمركز رعاية الأطفال الخاص بك و إظهار الربحية لأصحاب المصلحة، ما مدى نجاحك؟ إذا كانت الإجابة على ذلك أقل من 6، اتبع هذه الاستراتيجيات لإعداد عملية إعداد فواتير مركز رعاية الطفل لتحقيق النجاح على المدى الطويل.

1. جمع المدفوعات عبر الإنترنت

لماذا؟

• كل شخص يحمل هاتفًا محمولًا أو بطاقة ائتمان/خصم، ولكن عادةً ما يتم ترك النقود في المنزل.
• يمكن أن تكون المدفوعات الرقمية مؤتمتة بسهولة.

كيف؟
قم بإعداد السحب التلقائي باستخدام الحساب المصرفي للوالدين على Illumine.
تتيح ميزة المدفوعات التلقائية من Illumine للآباء الموافقة على عمليات الخصم التلقائي من حساباتهم. بمجرد تمكين الدفع التلقائي، تقوم Illumine بخصم المبلغ في تاريخ استحقاق الفاتورة. يمكن إجراء الدفعات من خلال التطبيق أو موقع الويب، ويتلقى الآباء إشعارات عند استحقاق الفواتير.

الإيجابيات

• تم إنشاء الفاتورة في إيلومين. يمكن للوالدين الدفع من خلال التطبيق، ويتم إنشاء إيصالات الدفع على التطبيق.
• جميع الأموال التي تم جمعها موجودة في حساب المدرسة الموحد.

2. قم بتوحيد الأسعار بالساعة واليومية والأسبوعية والشهرية

لماذا؟

• يمكن أن يؤدي العدد المفرط من المتغيرات إلى حسابات الفواتير المعقدة، مما يعقد العملية ويحتمل أن يؤثر على الدقة.
• تستهلك معالجة المتغيرات المتعددة مزيدًا من الوقت، مما يتسبب في حدوث تأخيرات وعدم كفاءة في إجراءات إعداد الفواتير.
• يمكن أن تؤدي العديد من عناصر الفواتير إلى إرباك الآباء، مما يؤثر على فهمهم للرسوم وجداول الدفع.

كيف؟
ضع خطة إعداد الفواتير على برنامج محاسبة رعاية الأطفال من Illumine.
يمكنك إنشاء نموذج رسوم متكررة من خلال إعطاء القالب اسمًا، واختيار إما «تلقائي» أو «يدوي» لـ «نوع قالب الرسوم»، وتحديد النطاق الزمني الذي تريد رفع الفاتورة بينه، وإضافة عناصر سطر الفاتورة الضرورية. يتم احتساب إجمالي مبلغ الفاتورة تلقائيًا. إذا اخترت نوع نموذج الرسوم التلقائية، فسيكون لديك أيضًا خيار تعيين «تردد الرسوم».

الإيجابيات
قم بأتمتة تحصيل المدفوعات دون الحاجة إلى حساب الرسوم، وبالتالي تجنب الأخطاء والمخاطر المالية.

3. التشغيل الآلي للفواتير

لماذا؟
يحتاج الموظفون إلى تخصيص وقت وجهد إضافيين لتوليد وإرسال ومراقبة الفواتير الأسبوعية، واستهلاك جزء كبير من ساعات عملهم.

كيف؟
قم بإنشاء فاتورة لمرة واحدة للآباء الذين يستخدمون Illumine.
يمكنك إنشاء فاتورة عن طريق اختيار إنشاء نموذج رسوم جديد أو اختيار نموذج قمت بإنشائه بالفعل في النقطة 2. حدد تاريخ الاستحقاق وفترة الفاتورة والطلاب الذين تريد إرسال الفاتورة إليهم، وفيولا، لقد انتهيت. يتلقى الوالدان تلقائيًا بريدًا إلكترونيًا مع الفاتورة المرفقة بمجرد إرسالها. تعرف على المزيد حول كيفية القيام بذلك تبسيط الفواتير.

الإيجابيات

• يحرر موارد الموظفين القيمة التي قد تكون مخصصة للمهام المتعلقة بالفواتير، مما يتيح تخصيصها لمناطق أكثر إنتاجية.
• يقلل من فرص الأخطاء أو التناقضات التي يمكن أن تحدث مع الفواتير المتكررة، مما يؤدي إلى سجلات مالية أكثر دقة وعدد أقل من النزاعات.
• التواصل الأكثر وضوحًا وتركيزًا بين أصحاب رعاية الأطفال وأولياء الأمور.
• يمكن أن يساهم تقليل عدد الفواتير المرسلة في تجربة أكثر إيجابية للآباء، حيث لديهم عدد أقل من التفاعلات المتعلقة بالدفع لإدارتها.
• انخفاض الفواتير يعني وفورات محتملة في تكاليف الورق والطباعة والبريد، مما يساهم في كفاءة التكلفة.

4. التذكيرات الآلية

لماذا؟
إن ترك رسوم الاستلام المتأخر أو الرسوم الدراسية المتأخرة يضر بأعمال رعاية الأطفال الخاصة بك، وهذا هو السبب في أنه من الضروري الحفاظ على الاتساق.

كيف؟
يمكنك إعداد إشعار مسبق بالرسوم المتأخرة على Illumine. ما عليك سوى التوجه إلى الإعدادات ← الفواتير ← الرسوم المتأخرة، حيث يمكنك التحكم في «نوع الرسوم المتأخرة» و «قيمة الرسوم المتأخرة» والمزيد، كما هو موضح أدناه.

الإيجابيات

• تجنب الآباء الغاضبين والمفاجآت في وقت تحصيل مدفوعات رعاية الأطفال.
• جمع رسوم الطلاب في الوقت المناسب.
• خطط لأموالك بشكل أفضل من خلال التنبؤ بمجموعاتك ونفقاتك.
• الآباء على اطلاع دائم، وبالتالي فهم أكثر يقظة بشأن المدفوعات.

5. فرض سياسات فواتير رعاية الأطفال الصارمة

لماذا؟
ستفهم التدفق النقدي الخاص بك بشكل أفضل وستكون قادرًا على التنبؤ بالإيرادات التي ستحققها أعمال رعاية الأطفال الخاصة بك.

كيف؟
يمكنك سحب تقارير مالية كلما أردت استخدام Illumine برنامج فواتير رعاية الأطفال. يوفر Illumine سلاسة التكامل مع كويك بوكس لمزامنة جميع معاملاتك دون عناء، مما يسمح لك بالبحث عن إيصالات الدفع السابقة وإشعارات الائتمان، تقارير الشيخوخة، والمعاملات دون عناء.

الإيجابيات
يمكنك مزامنة جميع معاملاتك بسهولة.

6. قم بتبسيط طرق الدفع

لماذا؟
يمكن أن تستغرق عملية التوفيق بين طرق الدفع المختلفة يدويًا وقتًا طويلاً.

كيف؟
يتيح لك Illumine الاختيار من بين مجموعة ثابتة من طرق الدفع عبر الإنترنت وتسجيل المدفوعات اليدوية بشيك أو نقدًا في مكان واحد. كما يتيح لك استرداد فواتير رعاية الأطفال أمرًا سهلاً إدارة ميزانية رعاية الأطفال الخاصة بك بشكل فعال، حيث يتم إرجاع المبلغ المسترد بالكامل تلقائيًا إلى طريقة الدفع التي اختارها الوالد. يمكن أيضًا تسجيل المبالغ المستردة من فواتير رعاية الأطفال دون اتصال بالإنترنت، مثل الشيكات أو النقد، بسهولة، وإخطار الوالدين عبر البريد الإلكتروني وتحديث رصيدهم وفقًا لذلك.

الإيجابيات
سجل المدفوعات اليدوية والآلية في مكان واحد عن طريق إنشاء تقارير المدفوعات بنقرة زر واحدة، مما يجعل الوصول إلى السجلات المالية أمرًا سهلاً.

‍

‍

7. أضف الخصومات بسرعة

لماذا؟

• لديك خصومات دعم مختلفة للعائلات التي لديها أطفال متعددين في برنامجك.
• أنت تقدم خصومات موسمية لجذب المزيد من الآباء.

كيف؟
من خلال وجود خيار تطبيق الخصومات إما بنسبة مئوية أو بعملة محددة على Illumine، يمكنك تلبية السيناريوهات المختلفة وتفضيلات الوالدين. قد يفضل بعض الآباء خصومات النسبة المئوية، بينما قد يجد البعض الآخر خصومات العملات الثابتة أكثر جاذبية.

الإيجابيات
إنها طريقة خالية من المتاعب لتحفيز الآباء وأيضًا مساعدة أي شخص برامج الإحالة أنت بصدد تشغيل عملية إعداد فواتير مركز رعاية الأطفال

8. قم بدمج مكون ضريبي في عملية إعداد فواتير مركز رعاية الأطفال

لماذا؟
للالتزام بلوائح ضريبية محددة بناءً على الموقع الذي تعمل فيه.

كيف؟
أضف ضرائب على برنامج فواتير رعاية الأطفال Illumine الخاضع لألواح الضرائب في مناطق جغرافية مختلفة. تقدم Illumine خدماتها حاليًا إلى أوروبا وآسيا والمحيط الهادئ والشرق الأوسط وأفريقيا. يمكن أن يستغرق حساب الضرائب يدويًا لكل فاتورة وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. مع معالجة Illumine لحسابات الضرائب تلقائيًا، يمكن لمقدمي الخدمات التركيز أكثر على جودة الرعاية التي يقدمونها.

الإيجابيات تتيح إضافة الضرائب إلى الفاتورة للآباء رؤية تفاصيل الرسوم الإجمالية وتعزيز الثقة ومساعدة الآباء على فهم المبلغ الدقيق الذي يدفعونه مقابل خدمات رعاية الأطفال.

9. استخدم الائتمان لتسوية رسوم الطالب

لماذا؟
تخلص من الحاجة إلى الانتظار حتى بعد رفع الفاتورة لتصفية الرسوم.

كيف؟
يمكنك الاستفادة من الرصيد المتاح أثناء إنشاء فاتورة الطالب، كل ذلك باستخدام خيار مربع اختيار بسيط على Illumine. على عكس ما سبق، حيث لا يمكن تطبيق الرصيد المتاح إلا «بعد» إنشاء الفاتورة على التطبيق، يمكنك الآن القيام بذلك «أثناء» عملية إنشاء الفاتورة.

ما عليك سوى التوجه إلى اللوحة اليسرى والانتقال إلى الرسوم ← فواتير الطلاب. هناك، ستجد قائمة شاملة برسوم الفواتير لجميع طلابك. من بين الخيارات المتاحة، ستلاحظ «إضافة رصيد» و «إضافة إيداع» و «إنشاء فاتورة».

الإيجابيات
إليك أداة تغيير قواعد اللعبة: انقر فوق اسم أي طالب على Illumine في قسم فواتير الطلاب، وستتمكن من الوصول إلى ملف تعريف الفواتير التفصيلي الخاص بهم. يحتوي ملف التعريف هذا على معلومات أساسية، بما في ذلك الائتمان المتاح والودائع والفواتير التي تم إنشاؤها وسجل الفواتير الكامل.

الوجبات الجاهزة

هل تعرف ما الذي كان يجب أن تتركه وراءك في عام 2022؟ خزانات الملفات وتتبع فواتير رعاية الأطفال يدويًا. إذا كنت ترغب في إحداث فرق حقيقي في أعمال رعاية الأطفال الخاصة بك، فإن الاستثمار في برنامج فواتير رعاية الأطفال الذي يقوم بحساب الفواتير وإنشاءها وجمعها نيابة عنك هو المستقبل. احصل على عربة الدفع بدون تلامس وقم بتسريع عملية إعداد الفواتير باستخدام Illumine.

‍