12 Langkah untuk Penagihan Penjagaan Anak Tanpa Tekanan

Sekiranya anda seperti kebanyakan pemilik penjagaan kanak-kanak, anda tidak memasuki bidang pekerjaan ini untuk wang itu. Anda masuk ke dalamnya kerana anda suka bekerja dengan anak-anak. Apa yang tidak dinikmati oleh sesiapa? Operasi harian kemudahan penjagaan kanak-kanak. Untuk mengelakkan keletihan, kami tidak boleh melebihi keperluan untuk menyediakan jadual pembayaran automatik menggunakan pengebilan penjagaan kanak-kanak perisian.

Mengapa perisian pengebilan penjagaan anak penting?

Kerana ia membolehkan anda memberi tumpuan kepada kebimbangan yang lebih penting. Sistem pengebilan penjagaan kanak-kanak yang baik bukan sahaja membantu anda menumpukan perhatian pada pembangunan pelajar tetapi juga pada hubungan ibu bapa. Di Illumine, kita menyedari bahawa masa adalah komoditi yang berharga. Itulah sebabnya kami telah menggariskan 12 langkah untuk menjadikan pengebilan penjagaan anak tanpa kerumitan.

12 Langkah untuk Penagihan Penjagaan Anak Tanpa Kerumitan

Penagihan penjagaan kanak-kanak boleh menjadi rumit dan tertekan, walaupun anda mempunyai pengalaman. Ambil nota tentang bagaimana anda boleh menjalankan perniagaan anda dengan baik.

1. Tentukan kadar tuisyen anda

Untuk menentukan kadar tuisyen, anda perlu mempertimbangkan kos syarikat anda, yuran deposit, dan kadar pesaing.

Kos syarikat

Untuk memulakan francais penjagaan kanak-kanak, anda pembayaran tuisyen masuk mesti melebihi kos anda. Kos syarikat anda biasanya termasuk pembayaran sewa, bekalan, makanan, infrastruktur, permit, pembersihan, pemasaran, dan permit.

Yuran deposit

Yuran deposit memastikan anda mendapat pampasan kerana memegang tempat di kemudahan penjagaan anak anda untuk kanak-kanak yang tidak hadir. Bayaran ini akan membantu syarikat anda terus bertahan semasa masa-masa sukar. Pastikan kos menjalankan pusat jagaan kanak-kanak dalam pertimbangkan semasa membuat keputusan mengenai yuran deposit. Anda boleh mengenakan peratusan kadar tuisyen atau jumlah standard sebagai yuran deposit. Illumine membolehkan anda menyesuaikan yuran deposit setiap pelajar, supaya anda boleh membuat dan berkongsi invois dengan ibu bapa tanpa kerumitan.

Kadar pesaing

Anda juga harus memeriksa berapa banyak caj pesaing anda. Ibu bapa umumnya mendasarkan keputusan mereka pada kos penjagaan kanak-kanak, jadi pastikan harga anda setanding dengan kemudahan penjagaan kanak-kanak berdekatan. Sekiranya anda mempunyai kelebihan daya saing berbanding pusat lain, caj tuisyen yang lebih tinggi. Dengan mempunyai kelebihan, kita bermaksud:

• Kemudahan canggih
• Nisbah pelajar ke guru yang lebih rendah
• Guru EYFS yang berkelayakan tinggi
• Dasar keselamatan yang hebat

2. Sediakan invois sekali sahaja

Ia mudah untuk ditubuhkan invois satu kali dengan Illumine sistem pengebilan penjagaan kanak-kanak. Kami boleh mengautomasikan dua jenis pelan pengebilan yang berbeza:

Pelan kehadiran

Yang Pelan Kehadiran khusus bertujuan untuk membuat invois dalam situasi di mana pengiraan mesti berdasarkan bilangan jam/hari yang tepat pelajar telah menghadiri penjagaan kanak-kanak. Bayaran juga boleh dikenakan untuk bilik-bilik tertentu. Bayaran lewat boleh dikira bergantung pada bilangan hari pelajar tinggal selepas aktiviti atau program telah berakhir.

Bayaran ini dalam rancangan kehadiran membolehkan operasi berikut menjadi fleksibel:

• Caj boleh dibuat yang mengira setiap jam atau setiap hari. Ia juga membolehkan kami menentukan masa permulaan dan akhir yang mana Item Invois harus diinvois untuk jumlah jam pelajar yang hadir.
• Kami juga boleh memilih hari mana caj tertentu harus diambil dan dikenakan pada invois.
• Kami juga boleh menentukan bilik mana yang perlu dikenakan caj.
• Kami boleh mengenakan bayaran lewat berdasarkan bilangan hari pelajar tinggal selepas aktiviti atau program telah berakhir.

Pelan tuisyen

A Pelan Tuisyen adalah unik untuk setiap kanak-kanak dan mungkin termasuk komponen yang berbeza berdasarkan program di mana kanak-kanak didaftarkan. Item baris invois dalam pelan boleh ditambah, dikemas kini, atau dikeluarkan pada bila-bila masa.

Anda juga boleh menambah diskaun peribadi untuk setiap invois dengan Illumine. Ibu bapa mendapat e-mel dari sekolah dengan invois yang dilampirkan setelah anda menyerahkannya.

3. Buat invois

Untuk membuat invois satu kali, ingat langkah-langkah berikut.

• Pertama, pergi ke Bayaran dan kemudian klik pada Invois. Seterusnya, klik pada Buat Invois. Sekarang anda boleh memilih untuk membuat templat baru atau pilihan yang sudah wujud.
• Jika anda ingin membuat templat baru, klik pada pilihan Buat Templat Baru dan kemudian klik pada butang Buat Template.
  

• Tambah invois yang perlu anda tambahkan keterangan, amaun dan kemudian jika anda ingin memohon diskaun, anda boleh melakukannya sama ada dalam peratusan atau mata wang pilihan anda.
• Sekarang, klik pada Hantar. Anda akan melihat template telah dibuat.
  

• Sekarang, kembali ke Invois, klik pada Buat Invois, pilih templat tertentu, pilih tarikh akhir dan pilih tempoh pengebilan dan kemudian klik pada Hantar.
• Sekarang, pilih pelajar yang ingin anda hantar invois ini dan kemudian klik pada Hantar.
• Setelah invois dihantar dengan jayanya kepada ibu bapa, mereka mendapat mel dengan invois yang dilampirkan.

4. Buat templat yuran

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat templat yuran rakaman.

• Pergi ke Bayaran dan kemudian klik pada Templat Bayaran.
  

• Seterusnya, pergi ke Buat Template dan tambah nama Templat Bayaran.
• Kemudian, pilih kekerapan, dan pilih julat tarikh di antara mana anda ingin meningkatkan invois.
• Kemudian, klik pada pilihan Tambah item invois. Berikan penerangan.
• Tambah jumlah dan Terapkan Diskaun, jika ada. Anda boleh memohon diskaun sama ada dalam peratusan atau dalam mata wang pilihan anda. Anda juga boleh memohon cukai.
• Anda akan melihat jumlah bil anda, yang dikira secara automatik di sini.
  

• Klik pada Hantar dan templat yuran anda akan ditambah ke senarai templat.

5. Tetapkan dasar pengebilan

Untuk menjalankan prasekolah yang menguntungkan, menetapkan peraturan berikut untuk pengebilan penjagaan kanak-kanak.

Tidak boleh ada pengecualian kepada dasar pengebilan kecuali terdapat persetujuan terlebih dahulu daripada pemilik penjagaan kanak-kanak.

6. Menetapkan kekerapan pengebilan

Banyak pusat penjagaan anak memilih untuk membayar ibu bapa setiap minggu, dua minggu, atau bulanan. Anda perlu menentukan kekerapan pengebilan semasa menyediakan penjagaan anak anda.

• Pertimbangkan berapa kerap kemudahan penjagaan anak anda perlu membayar pekerja semasa menentukan kekerapan pengebilan.
• Adalah penting untuk memeriksa kekerapan perbelanjaan anda sendiri, termasuk sewa, cukai, dan utiliti anda.
• Menghantar invois biasa kepada ibu bapa akan menghasilkan aliran wang yang lebih konsisten daripada jika anda membuat invois mengikut semester atau tahun.

Anda boleh membuat templat yuran berulang dengan Illumine dengan satu klik pada butang untuk memudahkan pengebilan.

• Dalam menu, pilih templat yuran.
• Pilih pilihan untuk membuat templat.
• Pilih nama, kekerapan (bulanan, suku tahunan, setengah tahun, atau tahunan), dan julat tarikh.

Dan viola, anda telah menetapkan kekerapan di mana ibu bapa akan menerima invois penjagaan anak.

7. Pilih cara pembayaran

Pemilik penjagaan anak tidak perlu lagi bimbang tentang kertas kerja, pembukuan, atau matematik, terima kasih kepada Illumine menawarkan pelbagai mod pembayaran dalam talian untuk menyelaraskan pembayaran penjagaan harian.

Platform kami didasarkan pada reka bentuk yang didorong melalui API. Setiap kitaran, kami menjana ratusan ribu invois berjumlah berjuta-juta dolar di seluruh sekolah kami, jadi sangat penting bagi kami untuk memastikan ia berjalan lancar. Melalui API, semua pelanggan dapat berkomunikasi dengan cara yang selamat.

Dalam sistem Google Cloud kami, setiap komponen berskala secara automatik. Platform kami berjalan di belakang VPC (Virtual Private Cloud), jadi kami tidak menyimpan sebarang maklumat CC/NEFT daripada ibu bapa atau sekolah dalam fail dan sebaliknya bergantung pada pintu masuk untuk melaksanakan pembayaran.

1. MINYAK: Kami tidak menyimpan sebarang maklumat NEFT ibu bapa atau penjaga dan bergantung pada pintu masuk untuk menyulitkannya.
2. Kad kredit: Kami memberi amaran kepada ibu bapa di aplikasi apabila invois perlu dibayar, dan mereka dapat melihat jumlahnya dan membuat pembayaran dengan hanya beberapa ketukan. Anda juga boleh menggunakan nota kredit pada invois masa depan.
3. Kad Debit: Anda boleh menyediakan pembayaran automatik dan mengumpulnya menggunakan kad debit apabila tarikh invois selesai.
4. Nota kredit: Menggunakan nota kredit, anda boleh menyelaraskan bayaran balik dan pembayaran pendahuluan. Anda juga boleh menggunakan nota kredit ini untuk invois masa depan anda.
5. Bayaran automatik: Fungsi Autopay membolehkan anda menebit akaun pembayaran ibu bapa secara automatik berdasarkan kelulusan ibu bapa. Apabila ibu bapa membolehkan pembayaran automatik pada kaedah pembayaran yang telah diaktifkan, sistem Pembayaran Auto Illumine mendebitkan pembayaran tersebut pada tarikh akhir invois.

Ibu bapa boleh membayar melalui telefon atau di internet. Di aplikasi ini, kami memberi amaran kepada ibu bapa apabila invois perlu dibayar, dan mereka boleh menyemak baki dan membuat pembayaran dengan hanya beberapa ketukan.

1. Gerbang yang disokong: Illumine bekerjasama dengan Razorpay dan Paytm untuk mengendalikan pembayaran. Setelah prasekolah mendaftar untuk salah satu pintu masuk, ibu bapa tidak akan diarahkan ke portal mereka dan dapat menjimatkan masa dengan membuat pembayaran dalam aplikasi itu sendiri.

8. Catat pembayaran

Catat pembayaran anda dengan Illumine dalam 7 langkah mudah.

• Untuk merekodkan pembayaran yang dibuat oleh ibu bapa, pergi ke Bayaran dan kemudian klik pada Invois.
• Seterusnya, pergi ke tiga titik di sebelah nama pelajar yang anda ingin merakam pembayaran.
• Kemudian klik pada Rekod Bayaran. Pilih mod pembayaran.
• Tambah nombor rujukan jika anda mahu dan klik pada Simpan.

• Bayaran akan direkodkan sebaik sahaja ini dilakukan.
• Ibu bapa mendapat mel bagi pihak anda dengan invois yang dilampirkan padanya.
• Mereka boleh memuat turun invois terus dari mel.

9. Pilih alat pengebilan penjagaan kanak-kanak

Untuk menyimpan pengebilan penjagaan kanak-kanak bebas tekanan, anda harus mempertimbangkan alat pengebilan penjagaan kanak-kanak seperti Illumine.

• Kumpulkan pembayaran dalam talian, hantar invois automatik, menghasilkan laporan bil dan resit pembayaran 76% lebih cepat.
• Digitalkan proses kutipan pembayaran anda dengan salah satu satu-satunya aplikasi penjagaan kanak-kanak yang memerlukan 0 yuran persediaan dan komisen.
• Automasikan proses invois anda dan jimat 32 jam untuk pengebilan manual dan pengumpulan yuran.

Illumine adalah penyelesaian utama anda untuk semua yang berkaitan dengan bil cabaran yang dihadapi oleh pemilik penjagaan anak.

10. Mempunyai komunikasi ibu bapa yang jelas

Illumin's pemesejan dalam aplikasi alat membolehkan anda berhubung terus dengan ibu bapa.

• Hantar mesej, lampirkan foto dan jawab sebarang soalan atau kebimbangan yang berkaitan dengan bil.
• Ibu bapa segera dimaklumkan pada aplikasi ibu bapa apabila mereka menghantar mesej tersebut.
• Mereka juga boleh mengklik pada tab sambung dan kemudian ke mesej untuk melihat mesej tersebut.

11. Optimumkan jam perakaunan

Dengan Illumine, anda boleh mendigitalkan pembayaran anda dan mengatur pengumpulan pendapatan anda tanpa kertas. Dengan mendaftar untuk Illumine, anda tidak memerlukan perisian perakaunan berasingan untuk mengendalikan akaun anda, sehingga menjimatkan anda daripada melabur dalam perisian yang berbeza pada peringkat awal perniagaan anda. Jika anda seorang usahawan pertama kali,

Kami bukan sahaja mengautomasikan invois anda, kami juga mengambil yuran komisen sifar untuk menyediakan proses pengebilan anda.

12. Bayaran balik

Bayaran balik boleh menyebabkan banyak kekeliruan dan ketidakpadanan data akaun jika tidak ditangani dengan betul. Seperti yang anda lihat, terdapat banyak kerja kertas manual dan masa pengebilan. Bukankah lebih penting bagi pemilik penjagaan kanak-kanak untuk menghabiskan masa yang berkualiti dengan anak-anak? Ya, dan misi kami adalah untuk membantu anda.

• Pusat penjagaan harian mesti menyerahkan cek atau mengembalikan pembayaran secara tunai apabila ibu bapa meminta bayaran balik.
• Mereka kemudian mesti membuat resit manual, termasuk salinan untuk ibu bapa.
• Bayaran balik boleh diproses dalam talian hanya dalam beberapa klik dengan Sistem Pengebilan Illumine.
• Berikutan pemprosesan bayaran balik yang berjaya, jumlah keseluruhan akan dipulihkan kepada kaedah pembayaran asal ibu bapa.
• Pembayaran balik luar talian, seperti cek, wang tunai, dan jenis pembayaran lain, juga boleh direkodkan.
• Ibu bapa diberitahu melalui e-mel sebaik sahaja transaksi bayaran balik berjaya direkodkan, dan baki semasa mereka diubah suai untuk mencerminkan perkara yang sama.

Apa seterusnya?

Kami tidak sabar-sabar untuk apa yang akan datang.

• Sekolah dapat melakukan semua pengebilan mereka di telefon anda.
• Ramalan untuk membantu anda memahami penghutang anda.
• Tambahan pula, meningkatkan kemungkinan alternatif pembayaran.

Wang adalah subjek yang sensitif. Walaupun beberapa masalah dapat diselesaikan dengan cepat melalui sembang, perbincangan pembayaran yang lebih mencabar mungkin ditangani dengan lebih baik secara peribadi. Beberapa petua berguna boleh didapati dalam panduan kami di strategi untuk komunikasi ibu bapa yang berkesan.

Salah satu strategi yang paling berkesan untuk memastikan kejayaan pusat penjagaan anak anda adalah untuk memastikan kewangan anda teratur. Dapatkan panggilan demo dengan kami untuk menjadikan perjalanan perakaunan anda mudah, lancar, dan pantas. Anda juga boleh Mulakan dengan pelan yang fleksibel yang sesuai dengan perniagaan anda pada masa ini. Walau apa pun, lebih suka cara invois yang lebih bijak dengan Illumine hari ini!

‍

‍

Soalan Lazim mengenai pengebilan penjagaan kanak-kanak

Q 1. Bagaimanakah saya membuat invois untuk penjagaan anak?

Illumine menjadikannya mudah untuk mereka bentuk dan menghantar invois kepada ibu bapa. Ia juga membolehkan anda menggunakan diskaun pada masa yang sama.

Q 2. Apakah perbezaan antara bil dan invois?

Rang undang-undang adalah pernyataan asas tentang apa yang perlu dibayar sekarang, namun, invois boleh menyiratkan bahawa syarat pembayaran telah dirundingkan.

Q3. Apakah kaedah pengebilan?

Kaedah pengebilan merujuk kepada kaedah di mana pelanggan dibil untuk perkhidmatan langganan, seperti kad kredit, telefon bimbit, dan/atau kaedah pengebilan dan kutipan langsung kepada pengguna lain seperti yang dipersetujui antara pihak-pihak dari semasa ke semasa. Di Illumine, ibu bapa boleh membayar bil mereka menggunakan kad kredit, nota kredit, kad debit, NEFT, autopay, dan gerbang yang disokong.