كيف يمكن لمراكز رعاية الطفل استخدام نماذج التسجيل لالتقاط الاستفسارات

لماذا تعمل نماذج الاستفسار على تغيير قواعد اللعبة لمراكز رعاية الطفل

بالنسبة للعديد من الآباء، يبدأ البحث عن مركز رعاية الأطفال عبر الإنترنت. في الواقع، 72% يعتمدون على البحث عبر الإنترنت للعثور على المقاس المناسب. وهذا يعني أن موقع الويب الخاص بك ليس مجرد مكان لمشاركة المعلومات، بل هو أيضًا فرصة للتواصل مع العائلات التي تبحث عن الرعاية.

ولكن هنا التحدي: غالبًا ما يزور الآباء موقعًا إلكترونيًا، ويقرأون التفاصيل، ثم ينتقلون دون التواصل.

تعتمد العديد من المراكز على أرقام الهواتف أو عناوين البريد الإلكتروني أو مواعيد العمل للآباء للتواصل. لكن هذا النهج يمكن أن يؤدي إلى ضياع الفرص ويمكن أن يكون مصدر إزعاج للآباء والمراكز. حتى أن الآباء قد ينسون المتابعة، أو قد تضيع رسائلهم في المراوغة.

يمكن لنموذج الاستفسار البسيط والموضع جيدًا أن يحدث فرقًا كبيرًا. بدلاً من الاعتماد على طرق الاتصال المتناثرة، يقوم النموذج بتجميع جميع الاستفسارات في مكان واحد مع ضمان عدم تفويت أحد الوالدين المهتمين.

من خلال الإعداد الصحيح، يمكنك توجيه الآباء لاتخاذ الخطوة التالية، وتبسيط العملية لفريقك، وإنشاء تجربة أكثر سلاسة للعائلات.

لمساعدتك في الحصول على أكبر عدد من عمليات التسجيل من نماذج الاستفسار، أنشأنا هذا الدليل لمساعدتك على البدء وفهم أفضل الممارسات وغير ذلك الكثير!

‍

البدء: دليل خطوة بخطوة لاستخدام نماذج التسجيل

لا يجب أن يكون إعداد نموذج استفسار أو تسجيل رائع أمرًا معقدًا. قسّمها إلى خطوات واضحة، وسيكون لديك نموذج يسهل على الآباء استخدامه ويسهل على فريقك إدارته. فيما يلي كيفية القيام بذلك:

الخطوة 1: تحديد أهداف نموذج التسجيل

‍

قبل إنشاء النموذج الخاص بك، حدد المعلومات التي تحتاجها بالفعل من الآباء. إن إبقائه قصيرًا وملائمًا سيساعد المزيد من العائلات على إكماله. تتضمن التفاصيل الأساسية الشائعة ما يلي:

• قسم ولي الأمر/الوصي: الاسم وتفاصيل الاتصال والعنوان.
• قسم معلومات الطفل: الاسم الكامل وتاريخ الميلاد والجنس وأي احتياجات طبية.
• تفاصيل التسجيل: تاريخ البدء المفضل ونوع البرنامج (الرضع والأطفال الصغار ومرحلة ما قبل المدرسة) والجدول الزمني.

بصرف النظر عن التفاصيل الأساسية الشائعة، تضيف بعض الحضانات الكبرى أيضًا بعض التفاصيل الاختيارية لمزيد من التخصيص أثناء عملية الاستفسار:

• جهات الاتصال في حالات الطوارئ: الأسماء وأرقام الهواتف والعلاقات مع الطفل.
• الموافقة والاتفاقيات: مربعات الاختيار للسياسات (مثل سياسة المرض وأذونات الصور).
• صندوق الرسائل: مساحة للآباء لإضافة أي ملاحظات أو أسئلة إضافية.

الخطوة 2: اختر أداة إنشاء النماذج المناسبة

اختر أداة تتكامل بسهولة مع موقع الويب الخاص بك ويسهل على الآباء استخدامها. تتضمن بعض الخيارات الرائعة ما يلي:

• نماذج جوجل: مجاني وسهل الإعداد.
• نموذج JotForm: قوالب قابلة للتخصيص مصممة لمراكز رعاية الأطفال.
• أشكال الإضاءة: يتيح لك إنشاء نماذج تسجيل مخصصة وتتبع الاستفسارات وجمع المدفوعات وأتمتة عمليات المتابعة
• ووفو: يتضمن ميزات مثل تحصيل المدفوعات لرسوم التسجيل.

الخطوة 3: تصميم نموذج مناسب للوالدين

يعمل نموذج الاستفسار المنظم جيدًا على تحسين معدلات الإنجاز. أضف التفاصيل التي قررتها الخطوة 1، وحافظ على التصميم نظيفًا وواضحًا وسهل التنقل فيه. إليك الطريقة:

• استخدم تخطيطًا بسيطًا: تجنب الفوضى واحتفظ بالأقسام مصنفة بوضوح.
• اجعلها متوافقة مع الجوّال: سيقوم معظم الآباء بملء هذا على هواتفهم، لذا قم بالتحسين للشاشات الأصغر.
• استخدم القوائم المنسدلة ومربعات الاختيار: هذه تقلل الكتابة وتجعل إكمالها أسرع.
• اجعل التعليمات قصيرة ومفيدة: إذا كان الحقل يحتاج إلى شرح إضافي، فأضف تلميحًا قصيرًا (على سبيل المثال، «حدد الجدول المفضل لديك»).
• تحديد الحقول المطلوبة: كلما قل عدد الخطوات، زاد احتمال قيام الآباء بإكمال النموذج.

الخطوة 4: اجعل من السهل العثور عليها

لا تخفي نموذج الاستفسار الخاص بك! قم بتضمينه في الصفحات الرئيسية مثل الصفحة الرئيسية وصفحة القبول وصفحة الاتصال.

• استخدم زر الحث على اتخاذ إجراء مثل «احجز جولة» حتى يتمكن الآباء من الوصول إليها بسهولة.
• ضع في اعتبارك زرًا منبثقًا أو زرًا مثبتًا يتابع الآباء أثناء التمرير، ولكن لا تدعه يعيق تجربة التصفح الخاصة بهم.

الخطوة 5: أتمتة الاستجابات والمتابعة

• قم بإعداد بريد إلكتروني للتأكيد التلقائي لإعلام أولياء الأمور باستلام استفسارهم ومتى يمكنهم توقع الرد.
• قم بتوصيل النموذج الخاص بك بنظام CRM أو نظام البريد الإلكتروني لتتبع الاستفسارات والبقاء على اطلاع بالمتابعات.

الخطوة 6: الاختبار والتعديل

• املأ النموذج بنفسك للتحقق من أي مشاكل.
• اطلب من بعض الآباء أو الموظفين اختباره وتقديم الملاحظات.
• تتبع معدلات الإنجاز. إذا بدأ عدد كبير جدًا من الآباء ولكن لم ينتهوا، فقم بتبسيط النموذج بشكل أكبر.

بمجرد نشر النموذج الخاص بك، سيكون لديك طريقة سلسة وفعالة لالتقاط الاستفسارات وضمان حصول كل عائلة مهتمة على المعلومات التي تحتاجها.

نصائح احترافية: أفضل الممارسات لتعظيم الاستفسارات باستخدام نماذج التسجيل

يمكن أن يؤدي إنشاء نموذج استفسار جذاب وفعال إلى إحداث فرق كبير للآباء الذين يستكشفون مركز رعاية الأطفال الخاص بك. إليك كيفية جعل التواصل معك أمرًا سهلاً ومرحبًا للعائلات:

1. اجعلها بسيطة وبديهية

غالبًا ما يتلاعب الآباء كثيرًا، لذلك يُظهر نموذج التسجيل المباشر أنك تحترم وقتهم ويجعلهم أكثر عرضة لإكماله.

• الحقول الأساسية فقط: التزم بالمعلومات الضرورية لتجنب إرباك الآباء.
• تخطيط واضح: قم بترتيب الأسئلة بترتيب منطقي بحيث يبدو من السهل التنقل في النموذج.
• إرشادات مفيدة: استخدم موجهات أو أمثلة مختصرة لتوضيح ما تطلبه.

2. إضافة خيارات التخصيص

أظهر للآباء أنك تهتم بالاحتياجات الفردية لأطفالهم. إنها طريقة رائعة للتميز!

• قسم الطلبات الخاصة: اسمح للآباء بمشاركة التفاصيل مثل الاحتياجات الغذائية أو الأنشطة المفضلة.
• صندوق «أخبرنا عن طفلك»: هذه اللمسة الشخصية تدعو الآباء إلى مشاركة ما يجعل طفلهم الصغير فريدًا من نوعه.

3. استخدم لغة واضحة وودية

يجب أن تعكس نغمة النموذج البيئة الدافئة والترحيبية لمركزك.

• تجنب المصطلحات: استخدم لغة يومية بسيطة يفهمها جميع الآباء.
• عبارات دافئة: اختر لغة ودية مثل «انضم إلى عائلتنا» بدلاً من «إرسال الطلب».

4. تنفيذ الاستجابات وعمليات المتابعة تلقائيًا

يمكن للمتابعة في الوقت المناسب أن تحدث فرقًا كبيرًا. تظهر الأبحاث أن المراكز التي تتواصل أولاً لديها فرصة بنسبة 80٪ لتأمين التسجيل.

• تأكيد فوري: أرسل رسالة شكر بالبريد الإلكتروني مباشرة بعد إرسال النموذج.
• متابعة سريعة: تواصل معنا في غضون يوم أو يومين للإجابة على الأسئلة أو تحديد موعد للزيارة.
• دعوات للجولات: شجع أولياء الأمور على رؤية مركزك شخصيًا - إنها طريقة رائعة لبناء اتصال.

5. أفضل الممارسات للتنسيب والتصميم

يمكن أن يكون لمكان وكيفية تقديم النموذج تأثير كبير على فعاليته.

• فوق الطية: يمكن أن يؤدي وضع النموذج في مكان مرئي على الفور إلى زيادة معدلات التحويل بنسبة تصل إلى 20٪.
• نموذج منبثق أو لاصق: يمكن أن يؤدي الاستخدام المدروس للنوافذ المنبثقة إلى زيادة التحويلات بنسبة 9-28٪.
• صفحة استفسار مخصصة: صفحة محددة للاستفسارات تحافظ على الأشياء منظمة ويسهل العثور عليها.

6. تحسين موقع الويب الخاص بك لمزيد من الاستفسارات

الشكل الرائع هو مجرد قطعة واحدة من اللغز. غالبًا ما يكون موقع الويب الخاص بك هو الانطباع الأول، لذلك دعونا نجعله مهمًا لزيادة عمليات التسجيل إلى الحد الأقصى.

• النقاط البارزة في الصفحة الرئيسية: شارك بوضوح ما يجعل مركزك مميزًا والفئات العمرية التي تخدمها والطرق السهلة للتواصل.
• تفاصيل البرنامج والشهادات: اعرض ما تقدمه ودع الآباء السعداء يتحدثون عن تميزك.
• الجولات الافتراضية ومعارض الصور: تساعد الصور المرئية الآباء على تخيل طفلهم في رعايتك ويمكنها زيادة الاستفسارات بنسبة تصل إلى 30٪.
• قسم الأسئلة الشائعة: قم بمعالجة الأسئلة الشائعة لمساعدة الآباء على الشعور بالاطلاع والثقة.

من خلال التركيز على هذه المجالات، فأنت لا تقوم فقط بإنشاء نموذج ولكن أيضًا تبني جسرًا للعائلات للانضمام إلى مجتمع الرعاية الخاص بك. القليل من الجهد هنا يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في جعل الآباء يشعرون بالترحيب والتقدير!

لماذا لا يستطيع مركز رعاية الطفل الخاص بك تفويت نماذج التسجيل

إن إدارة مركز رعاية الأطفال ليس بالأمر الهين، ولا ينبغي أن يؤدي التوفيق بين الاستفسارات والأوراق إلى زيادة الضغط.

التبديل إلى نماذج الاستفسار الرقمي يمكن أن يوفر لك الوقت ويقلل التوتر ويخلق تجربة أكثر سلاسة لكل من فريقك والعائلات التي تخدمها. إليك سبب تغيير نماذج التسجيل لقواعد اللعبة بشكل مطلق:

1. حافظ على المعلومات آمنة ومنظمة

يمكن أن تضيع النماذج الورقية أو تتلف أو في غير محلها. النماذج الرقمية؟ تظل آمنة وسليمة، ويتم تخزينها بشكل آمن حيث يمكن للموظفين المعتمدين فقط الوصول إليها. بالإضافة إلى ذلك، لا داعي لمزيد من البحث في خزانات الملفات - كل شيء على بعد بحث سريع.

2. اجعل التسجيل أسهل للآباء المشغولين

أصبح الآباء اليوم أكثر انشغالًا من أي وقت مضى، وهم يقدرون الراحة. بدلاً من طباعة الأوراق وتعبئتها وتسليمها، يمكنهم إكمال كل شيء عبر الإنترنت في دقائق. لا تترك العملية السلسة انطباعًا أوليًا رائعًا فحسب، بل تزيد أيضًا من احتمالية اختيار الآباء لمركزك.

3. قل وداعًا لفوضى الورق

تشغل أكوام الأعمال الورقية مساحة قيّمة ويمكن أن تكون كابوسًا لإدارتها. تعمل النماذج الرقمية على التخلص من الفوضى وتساعدك على البقاء منظمًا وحتى تقليل البصمة البيئية لمركزك. الورق الأقل يعني ضغطًا أقل وراحة البال.

4. متابعة أسرع وفرص ضائعة أقل

باستخدام نماذج التسجيل، تنتقل الاستفسارات مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك (أو CRM الخاص بك، إذا كان مدمجًا). هذا يعني أنه يمكنك الاستجابة بسرعة، بينما لا يزال الآباء مهتمين. تُحدث عمليات المتابعة السريعة فرقًا كبيرًا في تحويل الاستفسارات إلى تسجيلات.

لا يقتصر التحول إلى النماذج الرقمية على مواكبة العصر فحسب؛ بل يتعلق أيضًا بإنشاء تجربة أكثر كفاءة وملاءمة للآباء واحترافية. وأفضل جزء؟ يمنحك المزيد من الوقت للتركيز على ما يهم حقًا: الأطفال.

كيف تجعل illumine نماذج الاستفسار سهلة

<Walkthrough video>

نماذج الاستفسار القابلة للتخصيص

في illumine، نتفهم أن كل مركز رعاية أطفال له احتياجاته وأسلوبه الفريد. لهذا السبب تم تصميم نماذج الاستفسار الخاصة بنا لتكون قابلة للتخصيص بالكامل، مما يساعدك على إنشاء تجربة تعكس علامتك التجارية، وتجمع التفاصيل التي تحتاجها، وتبسط العملية للآباء.

• تصميم مرن: إضافة حقول أو إزالتها وضبط الألوان والخطوط وحتى إضافة شعارك ليطابق علامتك التجارية.
• حقول قابلة للتخصيص: قم بتخصيص النموذج لجمع ما تحتاجه. سواء كانت تفاصيل الوالدين أو معلومات الطفل أو التعليمات المحددة أو حتى تفضيلات الدفع.
• عمليات المتابعة الآلية: لا تفوت أي استفسار مرة أخرى! تضمن رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة الآلية حصول كل والد على استجابة في الوقت المناسب.
• قابل للتضمين بسهولة: قم بتضمين النموذج على موقع الويب الخاص بك ببساطة عن طريق نسخ ولصق مقتطف من التعليمات البرمجية - دون الحاجة إلى مهارات تقنية! يمكنك أيضًا مشاركة النموذج كعنوان URL أو دمجه مع صفحة Facebook الخاصة بك.

باستخدام illumine، لا تقتصر نماذج الاستفسار على جمع المعلومات فحسب، بل إنها تهدف إلى تسهيل الحياة لك وللعائلات التي تخدمها.

شاهدها عمليًا: كيف تستخدم مراكز رعاية الأطفال نماذج الاستفسار الخاصة بـ illumine

هل تتساءل كيف يمكن لنماذج التسجيل أو الاستفسار أن تحدث فرقًا حقيقيًا في مركز رعاية الطفل الخاص بك؟

ألقِ نظرة على كيفية القيام بذلك مركز تعليم مملكة الأطفال، وهي روضة أطفال متعددة المراكز في الإمارات العربية المتحدة ولها أربعة مواقع، استخدمت نماذج الاستفسار الخاصة بـ illumine من أجل زيادة معدلات التسجيل الخاصة بهم بنسبة 15-20٪ عبر جميع المراكز.

شاهد قصتهم

‍

ماذا تقول مملكة الأطفال

تُظهر قصة Kids Kingdom مدى قوة الأشكال الرقمية.

من خلال الابتعاد عن النماذج الورقية واستخدام نماذج الاستفسار البسيطة والصديقة للوالدين من illumine، قاموا بتوفير الوقت مع خلق تجربة أفضل للعائلات.

ساعدت عمليات المتابعة السريعة وإدارة البيانات الأسهل والنهج الأكثر احترافًا في تميزهم ونموهم.

‍

قراءة مفيدة: نماذج رعاية الطفل الأساسية التي يحتاجها كل مزود