إذا كنت مثل معظم مالكي رعاية الأطفال، فأنت لم تدخل في هذا النوع من العمل مقابل المال. لقد دخلت في ذلك لأنك تستمتع بالعمل مع الأطفال. ما الذي لا يتمتع به أحد؟ العمليات اليومية لمرافق رعاية الأطفال. لتجنب الإرهاق، لا يمكننا المبالغة في ضرورة إعداد جدول دفع تلقائي باستخدام فواتير رعاية الأطفال برنامج.
لماذا تعتبر برامج فواتير رعاية الأطفال مهمة؟
لأنه يسمح لك بالتركيز على الاهتمامات الأكثر أهمية. لا يساعدك نظام الفواتير الجيد لرعاية الأطفال على التركيز على تطوير الطلاب فحسب، بل أيضًا على العلاقات مع أولياء الأمور. عند إيلومين, ندرك أن الوقت سلعة قيمة. لهذا السبب حددنا 12 خطوة لجعل فواتير رعاية الأطفال خالية من المتاعب.
12 خطوة لفواتير رعاية الأطفال الخالية من المتاعب
يمكن أن تكون فواتير رعاية الأطفال معقدة ومرهقة، حتى لو كانت لديك خبرة. قم بتدوين ملاحظات حول كيفية إدارة عملك بشكل جيد.
1. حدد معدل الرسوم الدراسية الخاص بك
لتحديد معدل الرسوم الدراسية، ستحتاج إلى النظر في تكاليف شركتك ورسوم الإيداع وأسعار المنافسين.
تكاليف الشركة
لبدء امتياز الرعاية النهارية، الخاص بك دفع الرسوم الدراسية الواردة يجب أن تتجاوز التكاليف الخاصة بك. تتضمن تكاليف شركتك عادةً دفع الإيجار والإمدادات والغذاء والبنية التحتية والتصاريح والتنظيف والتسويق والتصاريح.
رسوم الإيداع
تضمن رسوم الإيداع حصولك على تعويض عن الاحتفاظ بمكان في مرفق رعاية الأطفال الخاص بك لطفل لا يحضر. ستساعد هذه الرسوم شركتك على البقاء واقفة على قدميها في الأوقات الصعبة. ضع تكاليف إدارة مركز الرعاية النهارية في الاعتبار عند اتخاذ قرار بشأن رسوم الإيداع. يمكنك إما تحصيل نسبة مئوية من معدل الرسوم الدراسية أو مبلغ قياسي كرسوم إيداع. إيلومين يتيح لك تخصيص رسوم الإيداع لكل طالب، حتى تتمكن من إنشاء الفواتير ومشاركتها مع أولياء الأمور دون أي متاعب.
أسعار المنافسين
يجب عليك أيضًا فحص المبلغ الذي يتقاضاه منافسوك. يعتمد الآباء عمومًا في قراراتهم على تكلفة الرعاية النهارية، لذا تأكد من أن أسعارك قابلة للمقارنة مع أسعار مرافق رعاية الأطفال القريبة. إذا كانت لديك ميزة تنافسية على المراكز الأخرى، فافرض رسومًا دراسية أعلى. من خلال الحصول على ميزة، فإننا نعني:
- مرافق على أحدث طراز
- انخفاض نسب الطلاب إلى المعلمين
- مدرسو EYFS المؤهلين تأهيلاً عالياً
- سياسة أمان رائعة
2. إعداد الفواتير لمرة واحدة
إنه سهل الإعداد الفواتير لمرة واحدة مع إيلومين نظام فواتير رعاية الأطفال. يمكننا أتمتة نوعين مختلفين من خطط الفواتير:
خطة الحضور
ال خطة الحضور يهدف بشكل خاص إلى إنشاء فواتير في الحالات التي يجب أن يعتمد فيها الحساب على العدد الدقيق للساعات/الأيام التي حضرها الطالب في الرعاية النهارية. يمكن أيضًا تطبيق رسوم على بعض الغرف. يمكن احتساب رسوم التأخير اعتمادًا على عدد الأيام التي قضاها الطالب بعد انتهاء النشاط أو البرنامج.
تسمح هذه الرسوم في خطط الحضور بأن تكون العمليات التالية مرنة:
- يمكن فرض رسوم يتم حسابها على أساس الساعة أو يوميًا. كما أنها تمكننا من تحديد أوقات البدء والانتهاء التي يجب إصدار فاتورة بها لعنصر الفاتورة مقابل عدد الساعات التي قضاها الطالب.
- يمكننا أيضًا اختيار الأيام التي يجب فيها تحصيل رسوم معينة وتطبيقها على الفاتورة.
- يمكننا أيضًا تحديد الغرف التي يجب تطبيق رسوم عليها.
- يمكننا فرض رسوم تأخير بناءً على عدد الأيام التي مكث فيها الطالب بعد انتهاء النشاط أو البرنامج.
خطة الرسوم الدراسية
أ خطة الرسوم الدراسية فريد لكل طفل وقد يتضمن مكونات مختلفة بناءً على البرامج التي التحق بها الطفل. يمكن إضافة عناصر بند الفاتورة في الخطة أو تحديثها أو إزالتها في أي لحظة.
يمكنك أيضًا إضافة خصومات مخصصة لكل فاتورة باستخدام إيلومين. يتلقى أولياء الأمور بريدًا إلكترونيًا من المدرسة مع الفاتورة المرفقة بمجرد إرسالها.
3. إنشاء فاتورة
لإنشاء فواتير لمرة واحدة، ضع في اعتبارك الخطوات التالية.
- أولاً، انتقل إلى الرسوم ثم انقر فوق الفاتورة. بعد ذلك، انقر فوق إنشاء فاتورة. يمكنك الآن اختيار إنشاء قالب جديد أو اختيار قالب موجود بالفعل.
- إذا كنت ترغب في إنشاء قالب جديد، انقر فوق خيار إنشاء قالب جديد ثم انقر فوق زر إنشاء قالب.
- أضف فاتورة تحتاج إلى إضافة وصف لها والمبلغ ثم إذا كنت ترغب في تطبيق الخصم، يمكنك القيام بذلك إما بالنسب المئوية أو بالعملة التي تختارها.
- الآن، انقر فوق إرسال. سترى أن القالب قد تم إنشاؤه.
- الآن، ارجع إلى الفاتورة، وانقر على إنشاء فاتورة، واختر القالب المحدد، وحدد تاريخ الاستحقاق واختر فترة الفاتورة، ثم انقر فوق إرسال.
- الآن، اختر الطلاب الذين تريد إرسال هذه الفواتير إليهم، ثم انقر فوق إرسال.
- بمجرد إرسال الفواتير بنجاح إلى أولياء الأمور، يحصلون على بريد مع الفاتورة المرفقة.
4. قم بإنشاء قالب رسوم
فيما يلي خطوات إنشاء قوالب رسوم التسجيل.
- انتقل إلى الرسوم ثم انقر فوق نموذج الرسوم.
- بعد ذلك، انتقل إلى إنشاء قالب وأضف اسم قالب الرسوم.
- ثم اختر التردد، وحدد النطاق الزمني الذي تريد رفع الفاتورة بينه.
- ثم انقر على خيار إضافة عنصر فاتورة. أعط وصفًا.
- قم بإضافة المبلغ وتطبيق الخصم، إن وجد. يمكنك تطبيق الخصم إما بالنسبة المئوية أو بالعملة التي اخترتها. يمكنك أيضًا التقدم بطلب للحصول على الضريبة.
- سترى إجمالي مبلغ الفاتورة، والذي يتم حسابه تلقائيًا هنا.
- انقر فوق إرسال وستتم إضافة نموذج الرسوم الخاص بك إلى قائمة القوالب.
5. تعيين سياسات الفواتير
لتشغيل مرحلة ما قبل المدرسة المربحة، حدد اللوائح التالية لفواتير رعاية الأطفال.
يجب ألا تكون هناك استثناءات لسياسات الفواتير ما لم تكن هناك موافقة مسبقة من مالكي رعاية الأطفال.
6. إنشاء تردد للفواتير
تختار العديد من مراكز رعاية الأطفال إصدار فواتير للآباء أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو شهريًا. ستحتاج إلى تحديد وتيرة الفواتير أثناء إعداد رعاية الأطفال الخاصة بك.
- ضع في اعتبارك عدد المرات التي ستحتاج فيها منشأة رعاية الأطفال الخاصة بك إلى دفع رواتب الموظفين عند تحديد وتيرة الفواتير.
- من الضروري فحص وتيرة نفقاتك الخاصة، بما في ذلك الإيجار والضرائب والمرافق.
- سيؤدي إرسال الفواتير العادية إلى أولياء الأمور إلى توليد تدفق أموال أكثر اتساقًا مما لو كنت ترسل الفواتير حسب الفصل الدراسي أو السنة.
يمكنك إنشاء قوالب الرسوم المتكررة مع إيلومين بنقرة زر واحدة لتبسيط الفواتير.
- في القائمة، حدد قالب الرسوم.
- اختر خيار إنشاء قالب.
- اختر اسمًا ومعدل تكرار (شهريًا أو ربع سنويًا أو نصف سنويًا أو سنويًا) ونطاقًا زمنيًا.
وفيولا، لقد حددت عدد المرات التي سيتلقى بها الوالد فاتورة رعاية الأطفال.
7. اختر طريقة الدفع
لم يعد أصحاب رعاية الأطفال قلقين بشأن الأعمال الورقية أو مسك الدفاتر أو الرياضيات، وذلك بفضل إيلومين تقديم طرق مختلفة للدفع عبر الإنترنت لتبسيطها دفع الرعاية النهارية.
تعتمد منصتنا على تصميم مدفوع من خلال واجهات برمجة التطبيقات. في كل دورة، ننتج مئات الآلاف من الفواتير التي يبلغ مجموعها ملايين الدولارات في جميع مدارسنا، لذلك من الأهمية بمكان بالنسبة لنا التأكد من أنها تعمل بسلاسة. من خلال API، يمكن لجميع العملاء التواصل بطريقة آمنة.
في نظام Google Cloud الخاص بنا، يتم قياس كل مكون تلقائيًا. تعمل منصتنا خلف VPC (السحابة الافتراضية الخاصة)، لذلك لا نحتفظ بأي معلومات CC/NEFT من أولياء الأمور أو المدارس في الملف ونعتمد بدلاً من ذلك على البوابة لتنفيذ المدفوعات.
- نفط: نحن لا نخزن أي معلومات NEFT الخاصة بالوالدين أو الأوصياء ونعتمد على البوابات لتشفيرها.
- بطاقة ائتمان: ننبه أولياء الأمور على التطبيق عند استحقاق الفاتورة، ويمكنهم رؤية المبلغ وإجراء الدفع ببضع نقرات فقط. يمكنك أيضًا تطبيق ملاحظات الائتمان على الفواتير المستقبلية.
- بطاقة الخصم: يمكنك إعداد الدفعات التلقائية وتحصيلها باستخدام بطاقات الخصم عندما يحين تاريخ الفاتورة.
- ملاحظات الائتمان: باستخدام الملاحظات الائتمانية، يمكنك تبسيط عمليات الاسترداد والمدفوعات المسبقة. يمكنك أيضًا تطبيق ملاحظات الائتمان هذه على فواتيرك المستقبلية.
- الدفع التلقائي: تتيح لك وظيفة الدفع التلقائي الخصم من حساب الدفع الخاص بالوالدين تلقائيًا بناءً على موافقة الوالدين. عندما يقوم أحد الوالدين بتمكين الدفع التلقائي على طريقة دفع تم تنشيطها، يقوم نظام Illumine Auto Payment بخصم تلك الدفعة في تاريخ استحقاق الفاتورة.
يمكن للوالدين الدفع عبر الهاتف أو على الإنترنت. في التطبيق، ننبه أولياء الأمور عند استحقاق الفاتورة، ويمكنهم التحقق من الرصيد وإجراء الدفع ببضع نقرات فقط.
- بوابات مدعومة: تعمل Illumine مع كل من Razorpay و Paytm للتعامل مع المدفوعات. بمجرد اشتراك الحضانة في أي من البوابات، لن تتم إعادة توجيه الوالدين إلى بواباتهم ويمكنهم توفير الوقت عن طريق إجراء الدفع داخل التطبيق نفسه.
8. سجل دفعة
سجل دفعتك مع Illumine في 7 خطوات بسيطة.
- لتسجيل دفعة قام بها أحد الوالدين، انتقل إلى الرسوم ثم انقر فوق الفاتورة.
- بعد ذلك، انتقل إلى النقاط الثلاث بجوار اسم الطالب الذي تريد تسجيل الدفعة له.
- ثم انقر فوق سجل الدفع. حدد وضع الدفع.
- أضف رقمًا مرجعيًا إذا أردت وانقر فوق وفر.
- سيتم تسجيل الدفعة بمجرد الانتهاء من ذلك.
- يتلقى الآباء بريدًا نيابة عنك مع الفاتورة المرفقة به.
- يمكنهم تنزيل الفاتورة مباشرة من البريد.
9. اختر أداة فواتير رعاية الأطفال
للاحتفاظ فواتير رعاية الأطفال خالية من الإجهاد، يجب أن تفكر في أداة فواتير رعاية الأطفال مثل إيلومين.
- يمكنك جمع المدفوعات عبر الإنترنت وإرسال الفواتير الآلية وإنشاء تقارير الفواتير وإيصالات الدفع بشكل أسرع بنسبة 76٪.
- قم برقمنة عملية تحصيل المدفوعات الخاصة بك باستخدام أحد تطبيقات رعاية الأطفال الوحيدة التي لا تتطلب رسوم إعداد وعمولة.
- قم بأتمتة عملية الفاتورة ووفر 32 ساعة من الفواتير اليدوية وتحصيل الرسوم.
إيلومين هو الحل المفضل لديك لجميع الأمور المتعلقة بالفواتير التحديات التي يواجهها أصحاب رعاية الأطفال.
10. احصل على اتصال واضح بين الوالدين
شركة إيلومين المراسلة داخل التطبيق تتيح لك الأداة التواصل مباشرة مع أولياء الأمور.
- يمكنك إرسال الرسائل وإرفاق الصور والإجابة على أي أسئلة أو مخاوف تتعلق بالفواتير.
- يتم تنبيه أولياء الأمور على الفور على تطبيق الوالدين عند إرسال الرسالة.
- يمكنهم أيضًا النقر فوق علامة تبويب الاتصال ثم إلى الرسائل لرؤية الرسالة.
11. تحسين ساعات المحاسبة
باستخدام Illumine، يمكنك رقمنة مدفوعاتك وتنظيم تحصيل الإيرادات بدون ورق. من خلال الاشتراك في Illumine، لن تحتاج إلى برنامج محاسبة منفصل للتعامل مع حساباتك، مما يوفر عليك الاستثمار في برامج مختلفة في المراحل الأولى من عملك. إذا كنت رائد أعمال لأول مرة،
لا نقوم فقط بأتمتة الفواتير الخاصة بك، بل نأخذ أيضًا رسوم عمولة صفرية لإعداد عملية الفواتير الخاصة بك.
12. استرداد الأموال
يمكن أن تتسبب عمليات رد الأموال في الكثير من الارتباك وعدم تطابق بيانات الحساب إذا لم يتم التعامل معها بشكل صحيح. كما ترى، هناك الكثير من الأعمال الورقية اليدوية ووقت إعداد الفواتير. أليس من المهم جدًا أن يقضي أصحاب رعاية الأطفال وقتًا ممتعًا مع الأطفال؟ نعم، ومهمتنا هي مساعدتك.
- يجب على مركز الرعاية النهارية إما تسليم شيك أو إعادة المدفوعات نقدًا عندما يطلب أحد الوالدين استرداد الأموال.
- يجب عليهم بعد ذلك إنشاء إيصال يدوي، بما في ذلك نسخة للوالد.
- يمكن معالجة عمليات رد الأموال عبر الإنترنت بنقرات قليلة فقط باستخدام نظام Illumine Billing System.
- بعد المعالجة الناجحة لاسترداد الأموال، ستتم استعادة المبلغ بالكامل إلى طريقة الدفع الأصلية للوالد.
- يمكن أيضًا تسجيل عمليات السداد دون اتصال بالإنترنت، مثل الشيكات والنقد وأنواع المدفوعات الأخرى.
- يتم إخطار الوالد عبر البريد الإلكتروني بمجرد تسجيل معاملة الاسترداد بنجاح، ويتم تعديل رصيدهم الحالي ليعكس ذلك.
ماذا بعد ذلك؟
نحن نتطلع إلى ما سيأتي.
- يمكن للمدارس القيام بجميع فواتيرها على هاتفك.
- التنبؤ لمساعدتك على فهم مستحقاتك.
- علاوة على ذلك، تعزيز إمكانيات بدائل الدفع.
المال هو موضوع حساس. على الرغم من أنه يمكن حل بعض المشكلات بسرعة عبر الدردشة، إلا أنه من الأفضل التعامل مع مناقشات الدفع الأكثر صعوبة شخصيًا. يمكن العثور على بعض التلميحات المفيدة في دليلنا على استراتيجيات للتواصل الفعال بين الوالدين.
واحدة من أكثر الاستراتيجيات فعالية لضمان نجاح مركز رعاية الأطفال الخاص بك هي الحفاظ على ترتيب أموالك. احصل على مكالمة تجريبية معنا لجعل رحلتك المحاسبية سهلة وسلسة وسريعة. يمكنك أيضًا ابدأ بخطة مرنة التي تناسب عملك في الوقت الحالي. في كلتا الحالتين، تفضل وسيلة أكثر ذكاءً للفواتير مع Illumine اليوم!
أسئلة وأجوبة حول فواتير رعاية الأطفال
كيو 1. كيف يمكنني إصدار فاتورة لرعاية الأطفال؟
تسهل Illumine تصميم الفواتير وإرسالها إلى أولياء الأمور. كما يسمح لك بتطبيق الخصومات في نفس الوقت.
كيو 2. ما الفرق بين الفاتورة والفاتورة؟
الفاتورة هي بيان أساسي لما هو مستحق الآن، ومع ذلك، يمكن أن تشير الفاتورة إلى أنه تم التفاوض على شروط الدفع.
الربع الثالث. ما هي طرق إعداد الفواتير؟
تشير طرق إعداد الفواتير إلى الطرق التي تتم من خلالها محاسبة المشتركين مقابل خدمة الاشتراك، مثل بطاقة الائتمان والهاتف المحمول و/أو طرق الفواتير والتحصيل الأخرى المباشرة إلى المستهلك على النحو المتفق عليه بين الطرفين من وقت لآخر. في Illumine، يمكن للوالدين دفع فواتيرهم باستخدام بطاقة الائتمان ومذكرات الائتمان وبطاقات الخصم و NEFT والدفع التلقائي والبوابات المدعومة.
.svg)
.webp)
